Gestion du temps – Les 12 lois 

Chaque théorie a son approche et des objectifs bien différents. La gestion du temps est un sujet complexe qui propose des solutions adaptées selon les organisations et les profils.

Même si ces théories sont issues de travaux empiriques (démontrés) il est nécessaire de tenir compte de leurs avantages et inconvénients pour en juger la pertinence d’utilisation selon vos besoins et capacités de mise en œuvre.

Certaines de ces méthodes vous parleront de planification, d’organisation, de rythmes biologiques et d’autres de motivation, satisfaction et productivité.

En réalité, en termes de gestion du temps il n’y a pas de bonnes ou mauvaises méthodes ou lois, il n’y a que des approches qui conviennent ou pas sur le plan organisationnel ou humain.

Selon les activités, les objectifs en gestion du temps seront différents.

D’ailleurs, philosophiquement, certaines d’entre elles s’opposent carrément.

 

1 – Loi de Douglas – Un bureau rangé

La loi de Douglas repose sur le principe de la gestion de l’espace. Plus votre poste de travail est rangé mieux vous travaillerez.

Trouver facilement les documents et informations dont on a besoin permet d’optimiser son temps.

Ça rejoint la méthode des 5S qui consiste à avoir un espace de travail impeccable. Il suffit de se débarrasser de tout ce qui encombre le bureau et plus largement son environnement de travail.

L’idée consiste à ne pas être pollué par des objets inutiles qui risquent de nous faire perdre notre concentration.

C’est optimiser l’occupation de l’espace disponible. C’est mettre en place une organisation structurée pour éviter de perdre du temps à chercher ce dont on a besoin pour travailler.

Classer, archiver et hiérarchiser ses dossiers et documents nous fait gagner du temps et évite la dispersion.

La dispersion, ce mal récurrent qui nous fait parfois sortir de notre objectif quotidien.

On cherche un dossier et on en ouvre un autre sur lequel on est tombé en se disant « Tient, il faudra que je m’occupe de ça ». Au final on passe son temps à parcourir les dossiers et tâches que l’on devrait faire.

L’heure passe et plus le temps de faire ce que l’on prévoyait au départ. 

A éviter

  • Un bureau encombré
  • Des dossiers non classés
  • Un espace mal organisé

A faire

  • Vider et nettoyer son bureau
  • Classer ses documents dans des dossiers
  • Classer ses dossiers
  • Archiver ce qui n’est plus utile

 

2 – Loi de Hofstadter – L’anticipation

Pour Hofstadter, tenir des délais pour la réalisation d’une tâche complexe est quasi impossible.

C’est ce qu’il appelle la loi du glissement de planning.

Douglas Hofstadter est un universitaire américain qui a théorisé la loi du glissement du planning dans son ouvrage qui a obtenu le prix Pulitzer.

Pour lui les tâches complexes prennent toujours plus de temps que ce qui était prévu au départ.

Il préconise donc de prévoir une marge de manœuvre supplémentaire pour être dans l’anticipation des imprévus qui viendraient bouleverser le timing initial.

Sur le fond cette théorie est intéressante car en terme organisationnel elle limite le stress en se donnant des objectifs plus réalistes quant au livrables.

En revanche quand il faut faire une cotation (devis) pour évaluer un projet pour un client, la prise en compte de délais plus longs a un impact sur le prix.

La difficulté réside donc dans l’équilibre à trouver un juste milieu entre la notion de prix et de temps de réalisation.

A éviter

  • Ne pas prévoir de marge de manœuvre pour gérer les imprévus
  • Ne pas faire de rétroplanning
  • Sous évaluer la durée d’une tâche pour proposer un prix plus attractif

A faire

  • Un rétroplanning
  • Evaluer les ressources nécessaires à la réalisation d’une tâche
  • Faire un plan organisationnel pour déterminer le nombre d’intervenants
  • Prévoir plus de temps
  • Identifier les facteurs externes qui peuvent avoir une influence sur le temps de réalisation

3 – Loi de Kotter – Célébrer ses victoires

John Kotter est professeur de la Harvard Business School et spécialiste du leadership et du changement.

Il a mis en place une méthode en 8 étapes pour favoriser le changement à travers la notion d’urgence.

Pour Kotter plus le changement est visible plus il renforce votre motivation et vous rend efficace.

Le changement doit être rapide pour afficher des résultats dans des délais très courts.

Selon lui, la notion d’urgence actionne la productivité et l’efficacité qui développera un sentiment de satisfaction qui engendrera à son tour l’envie d’être encore plus productif.

Il décline sa méthode en 8 points de la manière suivante :

1 : Créer l’urgence

Cette étape est le déclencheur du changement. Pour créer un sentiment d’urgence chez les gens il est nécessaire de s’appuyer sur des faits tangibles qui vont justifier la nécessité de mettre en place une démarche de changement.

C’est en quelque sorte dramatiser la situation pour accentuer le besoin rapide de changement.

Il sera mis en avant des chiffres alarmistes par exemple.

2 : Former une coalition ayant de l’impacte

Même un grand leader ne pourra pas insuffler à lui seul le besoin de changement. Il aura besoin de s’entourer de personnes qui adhèrent à son projet et seront prêtes à l’accompagner dans sa démarche.

Ces personnes devront avoir une influence dans leur cercle proche. Elles doivent non seulement maitriser leur zone de contrôle mais également avoir de l’impacte sur leur zone d’influence.

Leur profil ne sera pas forcément issu de la Direction de l’organisation. Il pourra s’agir de personnes d’un niveau hiérarchique bas ou moyen mais ayant une grande reconnaissance dans leur service par leurs collègues de travail.

3 : Créer une vision

Pour la réussite du changement les gens doivent arriver à se projeter dans le futur. Car le changement génère de l’inquiétude et de l’incertitude.

Donner une vision en donnant des réponses. Les éléments de la coalition devront dans leurs domaines respectifs répondre aux questions suivantes :

  •  Q – Quoi :              objectif, sujet
  •  Q – Qui :                le rôle de chacun
  •  O – Où :                 lieu
  •  Q – Quand :           timing
  •  C – Comment :       moyens utilisés
  •  P – Pourquoi :        résultats attendus, bénéfices

4 : Communiquer sa vision

Communiquer une vision n’est pas seulement un événement durant lequel on présente le projet, merci et au revoir.

Cette vision doit faire l’objet d’une communication au quotidien. Si le projet global a un objectif précis, chaque action menée pour sa réussite aurait également étape par étape des sous objectifs qu’il faudra annoncer aux différentes équipes.

La communication, au-delà de donner de l’information, instaure la confiance car elle maintient un niveau de visualisation élevé de l’objectif à atteindre.

5 : Inciter à l’action

Pour inciter les collaborateurs à l’action il n’y a rien de tel que de les impliquer et de les responsabiliser.

C’est aussi leur donner les moyens e mener à bien leurs actions à leurs niveaux respectifs.

C’est faciliter les échanges et la communication horizontales entre les équipes.

C’est ce que l’on appelle le management par la confiance

6 : Afficher les réussites à court terme

Un projet est constitué d’étapes qui doivent aboutir les unes après les autres pour permettre d’atteindre l’objectif final.

Formaliser chaque fin d’étape comme une marche franchie est une bonne manière de célébrer une victoire si petite soit-elle.

D’une certaine manière chaque étape a son propre objectif. Célébrer l’atteinte d’un objectif est très motivant pour les équipes.

Cela leur permet de visualiser l’état d’avancement du projet et le chemin déjà parcouru.

Afficher les résultats successifs obtenus participe à la visualisation du but final.

7 : Préparer le changement

Les premiers résultats doivent servir une dynamique pour continuer à mettre en place le projet.

C’est à ce moment-là que la coalition doit continuer à communiquer sur les étapes suivantes, leurs objectifs et bénéfices.

8 : Ancrer les nouvelles approches dans la culture d’entreprise

A ce stade de la transformation les nouvelles méthodes d’organisation et de travail ont créé des automatismes qui seront les nouvelles fondations de la culture d’entreprise.

Il est nécessaire de les formaliser à travers une communication forte et l’enregistrement des nouvelles pratiques et processus.

A éviter

  • Ne pas présenter le projet et son bénéfice final
  • Ne pas communiquer régulièrement
  • Ne pas célébrer les différentes étapes franchies
  • Ne pas formaliser la démarche du changement

A faire

  • Présenter le projet, son objectif et ses bénéfices
  • Constituer une équipe de référents
  • Célébrer à chaque étape réussie
  • Célébrer l’objectif atteint
  • Instituer le changement comme nouvelle culture de l’entreprise

4 – Loi de Parkinson – Délais courts et réalistes

Cyril Parkinson (1909-1993) s’est intéressé au management des services publics britanniques. Sa théorie consiste à démontrer que lorsque l’on détermine un certain temps pour réaliser un travail, ce temps sera complètement utilisé.

Ces études ont démontré qu’une même tâche pouvait être réalisée avec une période différente.

Ce n’était pas la tâche en elle-même qui définissait la durée pour être réalisée mais la durée elle-même qui lui était allouée pour être effectuée.

Appliquée à l’organisation de manière générale, la loi de Parkinson préconise donc de déterminer un temps d’exécution rationnel pour réaliser une tâche.

A éviter

  • Ne pas définir de durée rationnelle pour exécuter une tâche
  • Eviter le présentéisme
  • Ne pas réajuster la durée pour réaliser une tâche si nécessaire

A faire

  • Fixer des dates limites
  • Mieux évaluer la durée

 

5 – Loi de Murphy – Se donner une marge de manœuvre

Edward Murphy (1918-1990) était un ingénieur aérospatial américain. Il partait du principe que si les choses doivent mal se passer, c’est ce qui arrivera. On n’y peut rien. C’est comme ça.

C’est un peu le principe de la loi des nombres et la loi des séries.

En revanche il y a une manière d’y remédier en anticipant sur ces potentiels problèmes.

On ne les empêchera pas mais en se donnant plus de marge de manœuvre on augment le temps nécessaire pour réagir et corriger la situation.

Pour son organisation au quotidien, la loi de Murphy préconise donc de prévoir plus de temps pour faire quelque chose. C’est le principe de précaution.

Ce supplément de temps que l’on s’accordera permettra d’absorber les imprévus.

On aura le temps de se retourner pour trouver des solutions sans être dans la précipitation qui à son tour peut générer des erreurs.

A éviter

  • Une sous-évaluation du temps nécessaire pour effectuer une tâche
  • Ne pas prévoir de marge de manœuvre

A faire

  • Intégrer du temps supplémentaire pour effectuer une tâche
  • Appliquer ce principe à tut ce que vous faites.

6 – Loi de Pareto – L’Efficience

Vilfredo Pareto (1848-1923) était un économiste italien à l’origine de cette loi qui s’applique maintenant à de nombreux domaines.

Le principe de Pareto considère que 80% des résultats sont produits par 20% des actions.

Pour votre organisation quotidienne il est donc recommandé d’identifier les 20% des tâches qui obtiennent le plus de résultats et de s’y consacrer pleinement.

Quant aux autres tâches, lorsque c’est possible, il faut les déléguer ou les supprimer si elles génèrent plus d’ennuis que de satisfaction.

A éviter

  • Ne pas identifier les 20% de tâches efficaces
  • Ne pas identifier les 80% de tâches inefficaces

A faire

  • Identifier les 20% de tâches efficaces
  • Identifier les 80% de tâches inefficaces, les déléguer ou les supprimer

7 – Loi de Fraisse – Manifestez de  l’intérêt à votre travail

Paul Fraisse (1911-1996) était un psychologue français. Il a travaillé sur la perception subjective du temps.

En effet lorsque l’on fait ce qui nous plait le temps passe plus vite et à l’inverse le temps nous semble plus long et ce pour une même durée.

Ces travaux ont mis en évidence le fait que l’on privilégie les tâches plaisantes au détriment des tâches importantes.

Pour notre organisation personnelle il s’agit alors de maintenir un bon équilibre entre les deux pour rester en même temps motivé et faire ce qui doit être fait.

Eviter

  • Négliger les tâches importantes au détriment des tâches plaisantes
  • Commencer par des tâches plaisantes

A faire

  • Commencer par des tâches importantes pour s’en libérer
  • Continuer par des tâches plaisantes pour rester motivé

 8 – Loi de Laborit – Commencer par le plus difficile

La loi du moindre effort.

Henri Laborit (1914-1995) était un neurobiologiste français.

La loi de Laborit est le principe selon lequel l’homme est en mesure d’accomplir une tâche en fournissant peu d’effort.

Dans ses travaux Laborit a mis en évidence que chaque individu préfère naturellement faire des tâches qui lui procure du plaisir et son faciles. C’est complètement intuitif.

Cela dit dans ses préconisations il nous invite à commencer nos journées par ce qui est le moins plaisant et le plus important et pas nécessairement urgent. Voir la matrice d’Eisenhower.

Dans votre organisation quotidienne il sera alors préférable de privilégier ce qui est important pour ne pas se faire absorber par ce qui est urgent mais non important.

Ce principe contre intuitif vous donnera plus de temps pour faire ce qui est pénible en premier. Votre niveau de motivation sera plus élevé en vous réservant ce qui est agréable en dernier.

A éviter

  • Commencer par ce qui est facile
  • Commencer par ce qui est plaisant
  • Commencer par ce qui est urgent
  • Terminer par ce qui est pénible

A faire

  • Commencer par ce qui est pénible
  • Commencer par ce qui est important
  • Terminer par ce qui est plaisant

9 – Loi de Swoboda-Fliess-Teltscher – Suivre son rythme biologique

Cette théorie consiste à gérer son énergie pour être le plus efficace possible. Et pour ça, il s’agit de suivre son rythme biologique et de le respecter.

Il est donc primordial de bien connaitre son rythme biologique comme son cycle circadien par exemple. C’est le cycle du sommeil. Il est régit par notre horloge interne.

Lorsqu’on le connait on maitrise mieux les périodes durant lesquelles on est fatigué ou à l’inverse on est énergique.

Ainsi on gère plus efficacement sa productivité. Quand on connait son rythme biologique on peut adapter ses séances de travail en fonction.

A éviter

  • Ne pas connaitre son rythme biologique.
  • Ne pas connaitre son cycle circadien

A faire

  • Apprendre à connaitre son rythme biologique
  • Identifier les périodes de baisse de régime
  • Identifier les périodes énergiques

10 – Loi de Taylor – Réaliser ses tâches dans le bon ordre

La loi de Taylor démontre que l’ordre de réalisation des tâches a un impact sur le temps pour les effectuer.

Frederick Taylor (1856 – 1915) était un ingénieur américain. Il a théorisé l’organisation rationnelle du travail pendant l’ère industrielle aux Etats-Unis.

C’est ce que l’on appelle le Taylorisme. Une organisation du travail basée sur les tâches pour optimiser la production.

Choisir le bon ordre de réalisation des tâches permet de rationaliser son temps.

Même des tâches complémentaires doivent respecter un certain ordre pour optimiser son temps.

Rapporté à une organisation quotidienne, cela consiste à découper les tâches par famille pour gagner en efficacité en créant un automatisme dans leur réalisation.

Cette méthode à l’origine issue de l’industrie est applicable dans de nombreux domaines notamment comme les services.

A éviter

  • Ne pas classer ses tâches par famille
  • Se disperser en réalisant des tâches complètement différentes

A faire

  • Regrouper ses tâches par typologie et les faire à la chaine
  • Alterner avec des moments de pause pour éviter la saturation

11 – Loi d’Illich – Faire des pauses régulières

Ivan Illich (1926-2002) était un penseur américano-australien. Il est à l’origine de cette loi qui porte son nom « Au-delà d’un certain seuil, l’efficacité humaine décroît, voire devient négative ».

Dans sa théorie Illich démontre qu’il faut faire des pauses pour être plus productif au travail.

Au-delà de 90 minutes, il n’y a plus d’efficacité. Il est nécessaire de respecter ces cycles pour rester concentré et productif.

Travailler au-delà de ces cycles est contreproductif et entraine de la démotivation.

Sans parler de la qualité qui ne sera plus au rendez-vous.

Les études scientifiques ont démontré qu’à partir de 45 minutes l’attention et la concentration diminuent.

La Loi d’Illich reprend un peu le principe de la méthode Pomodoro avec des pauses régulières de 5 minutes entre chaque séance de travail de 25 minutes.

A éviter

  • Des séances de travail de plus de 90 minutes
  • Ne pas faire de pause

A faire

  • Faire des pauses entre chaque séquence de travail de 90 minute pour maintenir un état de concentration et de productivité efficace

12 – Loi de Carlson – Une tâche à la fois

Carlson part du principe que le fait d’être interrompu dans une activité prolonge son temps de réalisation. Il va falloir se reconcentrer et le temps de reprendre un rythme fait perdre du temps.

Sune Carlson (1909-1999) était un économiste suédois. Ces travaux portent sur la rationalisation des tâches séquentielles.

Et ce n’est pas faux. L’autre facteur impactant est de regrouper les tâches de même nature pour automatiser son organisation et fonctionnement et être ainsi plus efficient.

Le principe est de mettre en place des séquences continues de travail.

Pour Carlson un travail réalisé en continu est plus productif et prend moins d’énergie.

Pour lui ce qui fait perdre du temps et de l’énergie c’est de revenir plusieurs fois sur un même travail.

Il insiste sur les facteurs parasites qui interrompent un travail comme les emails, internet ou autres sollicitations non gérées et qui nuisent à la productivité.

Pour appliquer la loi Carlson dans votre organisation quotidienne il faut mettre en place des séquences de travail en continu en s’isolant pour ne pas être polluer et interrompu dans vos activités.

Si vous devez consulter vos emails, faites-le à des moments précis et ensuite fermer votre boite mail. Idem pour le téléphone.

A éviter

  • Papillonner dans plusieurs activités en même temps
  • Ne pas s’isoler de facteurs perturbateurs
  • Répondre à toutes les sollicitations

A faire

  • Se concentrer sur une activité en continu. Passer en mode monochrone
  • Ne pas se laisser distraire par des éléments perturbateurs
  • S’isoler si nécessaire
  • Désactivez les notifications des emails et des réseaux sociaux
  • Couper votre téléphone

En résumé

Les différentes lois en gestion du temps ont toute leur intérêt et peuvent parfaitement être conjuguées les unes aux autres.

Il ne s’agit pas d’en privilégier une plus que les autres mais de choisir celle qui convient mieux à votre activité, à votre profil et mode de fonctionnement.

Certaines seront certainement plus adaptées en fonction de vos périodes d’activités en flux tendus et d’autres à des moments moins chargés.

Ces théories s’appliquent à tout types de taille d’entreprise et peuvent même être utilisées dans des activités personnelles.

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Je suis Luc Levasseur et depuis 20 ans j'ai moi même appris et appliqué ces techniques dans le monde de l'entreprise. Avec les années, j'ai constaté qu'elles avaient contribué à mon propre développement personnel. Au début, je l'ai fait pour des raisons liées à mon travail mais avec l'expérience et la pratique je me suis aperçu que je les appliquais de manière naturelle même dans ma vie personnelle. Avec ces méthodes j'ai développé mon estime de soi, ma confiance en soi et j'ai appris à m'affirmer sereinement.

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