par Avant-propos
Vous êtes vous déjà demandé comment organiser vos dossiers par ordre de priorité ?
Comment prendre la décision de traiter tel ou tel dossier avant un autre ?
Vous êtes vous déjà demandé s’il fallait déléguer une tâche, la faire, la planifier ou l’éliminer ?
Si vous vous êtes posé ces questions alors vous êtes au bon endroit. Avec la matrice d’Eisenhower vous pourrez enfin savoir comment trier vos tâches par priorité.
Le concept en soi est très simple mais fallait-il y penser et surtout le formaliser sous forme de matrice qui permet de voir en un clin d’œil quels critères utiliser.
La particularité de cette méthode est qu’elle permet de classer et de trier rapidement pour prendre une décision sur ce qu’il faut faire et dans quel ordre. Comme on le sait tous le classement permet de se libérer l’esprit pour avoir plus de sérénité.
Cette méthode est donc une aide pour :
- Prendre des décisions
- Déléguer
- Organiser ses tâches
- Planifier
- Définir les priorités
- La gestion du stress
Le principe de la matrice d’Eisenhower peut être appliqué partout et à n’importe quel niveau. C’est ce qui en fait son intérêt. Il peut aussi être utilisé à titre personnel. C’est juste le niveau de délégation qui changera en fonction.
Les notions d’urgence et d’importance
· L’urgence
La notion d’urgence prend en compte le critère du temps. Plus une tâche ou un dossier est urgent plus il sera nécessaire de le traiter rapidement. Paradoxalement une tâche urgente ne sera pas nécessairement importante.
Son impact sur l’ensemble de l’organisation n’est pas stratégique et n’entrainera pas de conséquences graves qui bloqueront l’activité.
Les tâches urgentes font partie du process quotidien qui exige une réponse pour vos interlocuteurs par exemple. Si ce n’est pas urgent pour vous ça l’est peut-être pour lui. Même s’il s’agit d’une information de moindre importance elle doit être fournie pour faire avancer les choses.
L’urgence se matérialise souvent par l’idée de date butoir, « Dead line » en anglais. Le dossier doit être terminé et rendu à une date précise.
- L’importance
La notion d’importance prend en compte la répercussion qu’aura un dossier sur les autres. Même s’il y a une date butoir le travaille accompli est dans les temps. Le timing est respecté et il n’y a pas d’urgence vis-à-vis du rétroplanning fixé au départ.
Ce type de dossier n’en reste pas moins important de par son contenu et objectif stratégique. De lui, en découlera tout un ensemble d’actions et de décisions qui auront un impact sur l’activité.
De nombreuses personnes seront directement concernées par son aboutissement et son aboutissement aura certainement des conséquences financières qui ne seront pas neutres.
La gestion des dossiers importants nécessite d’avoir les compétences nécessaires à son degré d’exigence.
La structure de la matrice
Comme toute matrice de base il y a quatre parties avec deux axes. L’axe vertical urgent partant du moins au plus urgent et l’axe horizontal important du moins au plus important.
Cette matrice est un outil pour prioriser ses tâches mais également pour s’organiser et planifier son travail. Elle est aussi une aide à la prise de décision qui reste la pierre angulaire pour mieux gérer son temps et surtout savoir s’il est possible et nécessaire de déléguer une tâche.
Pas important mais urgent
En haut à gauche de la matrice on retrouve au plus urgent et au moins important tout ce qui est urgent mais sans importance particulière.
On parlera des emails, du courrier et des différentes sollicitations des collaborateurs, clients ou fournisseurs qui demandent des informations sans impact particulier sur vos relations contractuelles avec eux.
· Déléguer
Ces tâches peuvent donc être déléguées car elles n’impliquent pas un niveau de décision élevé. En revanche l’autonomie de la personne qui prendra en charge la tâche doit être suffisant pour la traiter.
Quant on parle d’autonomie il s’agit de compétences. Ce n’est pas parce qu’une tâche peut être déléguée qu’elle n’implique pas de savoirs faire.
En management la délégation demande un certain lâcher prise pour éviter de vouloir tout contrôler au risque de se détourner de ses missions prioritaires importantes.
Lorsque l’on intervient à un niveau fonctionnel il faut savoir déléguer au niveau opérationnel pour se dégager du temps d’une part et se consacrer aux tâches qui relèvent de son niveau d’autres part.
Etonnamment la délégation n’est pas quelque chose d’intuitif contrairement à ce qui peut paraitre. Beaucoup de managers, surtout lorsqu’ils sont aussi d’anciens techniciens, ont fu mal à déléguer.
La deuxième raison étant aussi de faire confiance à la personne qui va prendre en charge une tâche que vous lui avez déléguer. Evidemment, il faut qu’elle en est les compétences.
Pas important et pas urgent
Ces tâches sont dans les moins urgentes et les moins importantes. Elles peuvent même être mise de côté voire être annulées. Elles peuvent jouer un rôle informatif mais sans valeur ajoutée particulière.
Elles n’ont aucunes conséquences sur l’activité et son fonctionnement. Il n’est même pas nécessaire de les déléguer car elles peuvent tout simplement être ignorées et écartées du processus de traitement.
· Eliminer
Sans intérêts elles peuvent donc être éliminées. Ce sont les tâches qui polluent votre boite email et vos boites de rangement. Elles font quand même perdre du temps car il faut les lire avant de s’apercevoir qu’elles ne servent à rien.
Important et urgent
Ces tâches ou dossiers impliquent une décision rapide car cela a un impact direct sur l’organisation globale.
Sans ses tâches ou dossiers les autres ne peuvent pas avancer. La décision est donc stratégique. Pas question de procrastiner à ce stade. Il faut faire.
Ce sont les dossiers qui ont un impact direct sur l’activité et les enjeux qui en découlent.
Outre leur côté important, ils doivent être traités en priorité. Cela signifie qu’ils conditionnent la faisabilité de l’activité et d’autres dossiers sur les niveaux fonctionnels et opérationnels.
Il peut s’agir de dossier de financement ou d’investissement par exemple.
Ces dossiers ont la double exigence de devoir être précis et réalisés en tenant compte de délais très courts qui n’étaient pas forcément prévus.
Ou alors ils s’inscrivent dans un plan d’action qui a été préalablement défini en respectant des Dead line successives.
· Faire
Ce type de dossier doit être traité par soi-même. Il ne peut pas être délégué car vous seul détenez les compétences et les informations pour le mener à leur terme. Il nécessite un niveau d’expertise dont vous êtes le garant.
Important mais pas urgent
Ce type de dossier est stratégique mais le fait qu’il soit intégré dans une planification élimine la notion d’urgence. Il peut s’agir de dossier de fond qui reviennent régulièrement pour le bon fonctionnement de l’activité.
Il fait parti des routines à mettre en place pour maintenir une certaine régularité dans son traitement.
· Planifier
L’importance de ce dossier ou de ces tâches nécessite une planification dans le temps avec des mise au point régulières.
Prise de décision
La prise de décision est le déclencheur des actions. Sans elle, il y a un risque de procrastination et de stagnation.
Ce n’est pas toujours évident de savoir quand il faut prendre une décision surtout si on éprouve le besoin d’avoir plus d’informations avant de décider.
La prise de décision implique de l’analyse et de la concentration voir de la visualisation.
En ce sens la matrice d’Eisenhower est un bon outil d’aide à la décision. Elle permet de faire le tri et d’éliminer les tâches qui ne demandent pas nécessairement un engagement, tout du moins immédiat. Ou l’inverse justement.
Cependant, la prise de décision est corrélée à une évaluation. Il ne suffit pas de prendre une décision pour avoir l’impression d’avoir la main et maitriser le sujet.
Nous ne sommes pas tous égaux devant le niveau d’analyse et de réactivité pour prendre une décision. Certaines personnes ont besoin de plus de concertation et de point de vue avant de se décider alors que d’autres auront analysé rapidement une situation et pris en conséquence leur décision.
Décider c’est faire un choix en fonction de ce qui est nécessaire et possible et non nécessaire et impossible.
Cela demande de balayer les avantages, les inconvénients et encore une fois la faisabilité.
En résumé
La matrice d’Eisenhower a l’avantage d’être facile à utiliser quelque soit le contexte et la situation.
Elle est utilisable par tout le monde quelque soit son niveau hiérarchique et permet aux gens qui ont des difficultés à s’organiser à s’approprier rapidement l’outil qui reste simple et efficace.
De plus, c’est une méthode accessible aussi bien à titre personnel que professionnelle.
Elle facilite la prise de décision dans le sens ou elle permet d’identifier l’importance et l’urgence des tâches. Elle aide donc à savoir s’il est nécessaire de les planifier en définissant leur niveau de priorité.
Enfin, elle agit sur un point non négligeable qu’est la gestion du stress. Lorsque vous savez comment vous organiser et décider vous êtes obligatoirement plus serein car votre esprit est libéré d’un poids.
Surtout quand vos tâches sont planifiées. Vous créez des automatismes qui s’enregistrent dans votre mémoire à long terme. Ce qui libère votre mémoire à court terme pour gérer les imprévus. De cette manière vous augmenterez votre capacité à résoudre les problèmes et vous ferez des vacances.
