Formation A Distance – Un Outil d’Organisation ?

On compare souvent la formation présentielle à la formation à distance pour mettre en évidence les avantages et inconvénients des deux approches.

Alors qu’il n’y a aucune comparaison à faire. Les deux sont complémentaires et n’ont pas du tout les mêmes objectifs.

Il est clair que certaines formations ne pourront pas être dispensées à distance de par leurs caractéristiques pratiques ou techniques. 

Bien que cette tendance tend à se réduire d’année en année avec le développement des supports vidéos.

Ce qui restera incontournable en présentiel ce sont les mises en pratique sur le terrain.

Dans tous les cas les deux modes de formation ont une approche pédagogique différente mais avec des objectifs pédagogiques finaux identiques.

Ce qui est certain c’est qu’elles n’impliquent pas les mêmes organisations surtout au niveau logistique.

Les enjeux pour la formation à distance sont aussi d’ordre culturel. 

Que ce soient les entreprises ou tout type d’organisation, il va falloir familiariser les utilisateurs à ces outils numériques. 

Cela impliquera une certaine autonomie face aux outils et supports numériques.

C’est ce qui s’est passé lorsque les premiers ordinateurs individuels sont apparus. Il y avait les “Pour” et les “Contre”.

Comme toujours, lorsque quelque chose est nouveau, il y a les réfractaires.

C’est le principe du “Ridicule”, “Dangereux” puis “Evident”.

Toute nouveauté est considérée comme inutile et ridicule puis souvent considérée comme dangereuse lorsqu’elle se met quand même en place.

Et au final, ça devient une évidence une fois qu’elle démontre son utilité et que les mentalités ont évolué au point de l’adopter. 

L’histoire l’a démontré maintes et maintes fois concernant toutes les inventions comme l’électricité, le téléphone ou le pied droit et gauche inventé par Alexis Godillot en 1854 pour les chaussures.

Aujourd’hui, toutes les générations ont un téléphone portable dans leurs poches et ne se demandent pas pourquoi les chaussures qu’elles portent ont un pied droit et gauche. C’est une évidence pour tout le monde.

Pour la formation à distance on est en train de vivre le même processus.

La problématique que résout la formation à distance

Une formation à distance répond à des problématiques de disponibilités tant sur le plan des horaires que géographique.

En entreprise

Pour les entreprises cela représente un réel outil d’organisation au-delà du rôle pédagogique sans parler du coût qui est largement moins élevé même s’il implique quelques investissements au départ.

Pour les activités qui sont fortement réglementées et soumises à des formations régulières pour mettre à jour les compétences des personnels les FOAD (formation à distance) ont démontré leur efficacité.

Dans certains secteurs d’activités à forte saisonnalité comme le transport aérien, les personnels au sol ont pour obligation d’être formés avant d’occuper leur poste.

Cela implique des recrutements massifs chaque année qui peuvent représenter jusqu’à plus de 50% des effectifs.

En cas de défaillance de personnel pour cause de maladie, de congés ou de départs pour x raisons, il est nécessaire de former les nouveaux entrants.

Tous ces flux continus de personnels impliquent une gestion des plannings qui devient complexe.

Avec, la formation présentielle, le manager opérationnel doit faire les recrutements (plusieurs dizaine de personnes), prévoir des sessions de formation, trouver les formateurs, trouver des locaux et convoquer les personnels aux dates prévues pour suivre la formation.

En sachant que s’il doit recruter une cinquantaine de personnes, il devra programmer cinq à sept sessions de formation, soit prévoir cinq à sept locations de salle de formation et autant de formateurs.

Lorsqu’il fait ses recrutements le manager opérationnel prévoit le nombre d’effectif à la personne près. S’il y a une ou plusieurs défections, il doit relancer des recrutements.

Avec la FOAD, il suffit d’avoir une pièce équipée avec plusieurs ordinateurs et de convoquer les gens à tour de rôle.

Une personne référente

Pour accueillir les personnes qui doivent se former il est quand même nécessaire d’avoir une personne référente qui les connectera sur leur session et pourra répondre à leur questions si nécessaire.

La gestion des plannings sera plus souple.

Les recyclages annuels en interne

Dans de nombreuses activités il y des recyclages annuels dus à l’évolution de la réglementation. 

Les personnels doivent se former chaque année pour intégrer les mises à jour réglementaires.

Le suivi des formations conditionne l’employabilité des personnels.

Là aussi, la formation à distance est un outil qui permet de former les gens au fil de l’eau en fonction de leur disponibilité.

Il faut comprendre que certaines entreprises peuvent avoir plusieurs dizaine, centaine ou milliers de personnels à former chaque année.

En logistique c’est énorme.

Pour les individuels

Pour le participant individuel il y a clairement un avantage budgétaire puisque c’est lui qui paye sa formation.

Il n’a pas à se déplacer et à payer des frais de transport, d’hébergement et de restauration surtout si la formation s’étale sur plusieurs jours, semaines ou mois.

L’économie sur les frais liés à l’action de formation sont conséquents.

Il n’a qu’à se connecter de chez lui et à suivre les cours.

De plus, un individuel peut revenir sur les cours à son rythme

L’apprentissage se fait en douceur étape par étape.

Alors qu’en entreprise même si c’est techniquement possible un salarié devra peut être plus respecter des horaires.

Il suit une formation dans le cadre de l’activité de son entreprise.

Le degré de motivation n’est pas le même.

Un individuel, se paye et suit une formation parce qu’il en a besoin et que ça l’intéresse personnellement même pour un objectif professionnel.

L’individuel est moins tributaire des horaires et pourra se connecter plus facilement en choisissant ses durées de visionnage de cours.

Dans les deux cas, la formation à distance résout des problématiques de déplacement, de coût et de disponibilité.

Avec la formation à distance on peut se former de n’importe où dans le monde à partir du moment où l’on a une connexion internet.

Évidemment, si vous devenez formateur à distance, il faudra s’assurer d’avoir une connexion fiable et beaucoup plus performante que la moyenne.

Car il faudra télécharger et envoyer des fichiers assez lourds sur votre plateforme d’hébergement.

L’évolution du métier de formateur

Beaucoup de formateurs en présentiel sont réticents envers le distanciel alors qu’il n’y a pas de concurrence mais une complémentarité.

Aucune entreprise ou organisation ne fait appel à un formateur en présentiel pour seulement un ou cinq stagiaires.

D’ailleurs, même les organismes de formation annulent leurs sessions de formation s’il n’y a pas assez d’inscrits pour des raisons évidentes de coûts.

D’ailleurs, quand j’ai commencé mon activité avec ma plateforme e-learning, ce sont des formateurs qui m’ont appelé pour intervenir pour leurs clients qui avaient des salariés à former individuellement tout au long de l’année.

Mon intervention a même permis qu’ils gardent leurs clients qui étaient satisfaits des deux modes de formation puisqu’ils répondaient à deux problématiques différentes.

Le formateur pouvait continuer à se déplacer pour former des groupes de dix à quinze personnes plusieurs fois par an et moi j’intervenais pour former ceux qui n’avaient pas pu être disponibles pour les sessions de formation.

Tout le monde était gagnant.

En ce qui me concerne j’avais la double casquette puisque j’intervenais en présentiel pour des organismes de formation ou des entreprises et j’inscrivais sur ma plateforme ceux qui n’avaient pas pu être présent aux sessions en présentiel pour cause de congé, maladie ou autre.

Rôle de référent

Que ce soit comme formateur interne ou indépendant, le formateur à distance joue un rôle de référent dans son domaine comme un formateur en présentiel d’ailleurs.

Personnellement, il m’est arrivé de créer un cours de formation spécifique pour un de mes clients qui avait besoin de former tous ces personnels à des procédures internes dans le cadre d’une démarche qualité globale.

Ils m’ont fourni le cahier des charges du contenu et l’objectif pédagogique à atteindre à l’issue de la formation et j’ai créé le cours.

Mise à jour des cours

Il y a deux catégories de formation. Celles qui sont intemporelles et celles qui sont évolutives.

Cela ne signifie pas que les formations intemporelles ne doivent pas être améliorées ou enrichies mais qu’elles ne sont pas soumises à des mises à jour réglementaires ou techniques régulières.

Dans la construction de ses cours, le formateur doit donc tenir compte de ces deux critères pour être le plus efficient possible.

Même s’il intervient dans un domaine réglementaire fortement évolutif, il y a toujours des parties qui reposent sur des principes qui sont intemporels.

Il doit donc rédiger ses cours en dissociant les parties intemporelles des parties évolutives pour éviter de tout refaire à chaque fois.

Cela demande un travail de réflexion plus important au départ mais par la suite un gain de temps considérable.

Il doit donc séparer ses chapitres à contenus intemporels de ceux qui sont évolutifs.

Inscriptions

Le formateur à distance a deux options pour gérer les inscriptions.

Gestion manuelle

Soit il inscrit les stagiaires à ses cours de manière manuelle, c’est à dire qu’il reçoit une demande d’inscription groupée ou individuelle et procède à l’inscription.

Ce cas est plus adapté aux formateurs internes dans une petite structure et qui doit filtrer les inscrits.

La liste des stagiaires est fournie par des référents internes sur chaque agence par exemple et les stagiaires qui doivent être inscrits ont été sélectionnés au préalable.

Cela dit, si les volumes sont importants ça risque de poser un problème à un moment donné.

Gestion automatisée

Cette option est la plus rationnelle car elle permet au formateur de se dégager de cette tâche qui reste administrative.

Elle laisse plus d’autonomie à la personne qui sélectionne ceux qui doivent suivre la formation dans le cadre d’une entreprise et une totale autonomie au stagiaire s’il s’agit d’une formation ouverte aux individuels.

Gestion des certificats

Comme pour les inscriptions si un certificat est remis à l’issue de la formation il y a les deux options bien que je recommande une délivrance automatique (par email).

En entreprise il y aura un manager référent qui recevra automatiquement les certificats à distribuer aux personnels.

En individuel, le stagiaire reçoit directement son certificat.

Critères de délivrance des certificats

Il arrive que certaines formations imposent une note minimale pour que le certificat s’édite. C’est le cas des formations réglementaires dans certaines professions.

Le formateur doit donc prévoir ce paramétrage dans la configuration de délivrance des certificats.

Organisation – adaptation pédagogique

Si vous devenez formateur à distance sans avoir été formateur en présentiel, c’est possible, vous ne vivrez pas cette adaptation pédagogique.

Vous commencerez directement à appliquer les méthodes de votre nouveau métier.

En revanche, si vous étiez ou décidez de continuer à faire des formations en présentiel et être en même temps formateur à distance, vous devrez adapter votre approche pédagogique.

Vous devrez développer beaucoup plus vos supports de cours et les décliner de manière très précise.

Vous n’aurez plus les stagiaires en face de vous pour répondre à leurs questions.

Vous devrez y répondre par anticipation en intégrant vos réponses dans le contenu de vos cours.

Il faudra recenser toutes les questions qui vous étaient posées habituellement en présentiel puis formaliser les réponses par écrit pour les intégrer dans vos supports pédagogiques.

Vous devrez alléger vos slides et les démultiplier pour augmenter leur niveau de lisibilité mais surtout de mémorisation.

Vous devrez encore plus tenir compte des quatre profils de motivation en apprentissage.

  • Ou ça se situe ?
  • Avec qui ?
  • Vais-je apprendre ?
  • Quelle utilité ?

De nouvelles pratiques (Mindset)

L’utilisation des formations à distance implique un changement de mentalité.

Dans une entreprise cela va entraîner des changements d’organisation.

L’entreprise et les salariés vont être confrontés à des changements de pratiques qui au départ ne seront pas intuitives. C’est normal.

Ces nouvelles pratiques devront être annoncées et mises en œuvre comme un projet à part entière. 

Cela sera d’autant plus vrai en fonction de la taille de l’entreprise.

Lire l’article sur le “management par la confiance” et comment une entreprise à dimension internationale à mis en place un projet qui allait radicalement changer leurs organisations et pratiques managériales.

Si les gens ne visualisent pas pourquoi et comment un nouveau projet va impacter leurs habitudes, ils n’y participeront pas. CQFD.

Quelles aptitudes et compétences pour suivre une formation à distance ?

Quand on parle de freins concernant de nouvelles pratiques, on pense immédiatement aux services fonctionnels.

Mais en réalité, cela concerne tous les niveaux jusqu’à l’utilisateur final.

Alors qu’il n’y pas de compétences particulières à avoir si ce n’est que de savoir se connecter et de prendre le temps de lire les explications.

L’avantage avec les formations à distance est que l’on peut revoir le cours plusieurs fois, s’arrêter et le reprendre si besoin.

Il y a une souplesse dans l’utilisation qui est extrêmement pratique.

Ça laisse le temps à l’apprenant de se familiariser avec l’ergonomie du cours et de revoir un passage qu’il n’avait pas bien intégré au départ.

S’il doit faire des exercices, il peut revenir sur le cours comme bon lui semble et faire ses exercices pas à pas.

Évidemment pour les formations professionnelles et réglementées qui aboutissent à la délivrance d’un certificat conditionné par une note, l’apprenant devra acquérir les compétences pour répondre aux questions lors de l’évaluation.

Mais sur le principe de l’utilisation d’un mode de formation à distance, il n’y a pas de compétences particulières à avoir.

Les coûts de la formation à distance VS la formation présentielle

S’il y a un point sur lequel il n’y a pas photo c’est bien le coût.

Car ce qui représente le budget le plus important dans la formation présentielle c’est la logistique entre le moyen de transport, l’hébergement et la restauration.

Alors que ces postes budgétaires en formation à distance sont inexistants.

En revanche, il y a quand même des investissements nécessaires mais qui s’amortissent rapidement comme l’acquisition d’ordinateurs.

Pour un individuel, c’est presque une évidence. Aujourd’hui, quasiment tout le monde a un PC et peut se former en ligne de manière autonome.

En entreprise, il faut repenser l’organisation et parfois prévoir plusieurs postes dans une pièce partiellement ou totalement dédiée.

Pour les organismes de formation en général ils ont déjà les salles et leur investissement principal sera le nombre de pc à acquérir.

Comment calculer le prix d’une formation à distance ?

Pour calculer le prix d’une formation à distance il y a quatre critères.

  • La durée
  • Le marché
  • L’enjeu (valeur ajoutée)
  • La notoriété

La durée

La durée est une échelle de valeur stable qui permet de pratiquer un tarif sur la base d’un taux horaire.

Vous allez me dire mais quel taux horaire prendre ?

Comme le prix est aussi lié à la notoriété vous devrez vous baser sur un taux horaire de formateur en fonction de votre niveau.

  • Débutant
  • Expérimenté
  • Expert

Le marché

Avant d’appliquer un prix il est incontournable d’étudier le marché de votre activité pour connaitre les prix pratiqués.

Que vous soyez débutant, expérimenté ou expert n’aura pas d’importance.

Vous devrez vous caler sur la pratique tarifaire dans votre secteur d’activité.

L’enjeu (valeur ajoutée)

Pour ce critère c’est la valeur ajoutée de votre formation qui vous permettra de pratiquer des tarifs au-delà de ce qui se pratique dans d’autres domaines de formation.

Exemple : si vous n’êtes qu’une poignée à proposer vos formations et qu’elles sont recherchées vous pourrez appliquer des tarifs plus élevés que la norme générale puisque votre offre est rare.

Si votre formation résout un problème important pour les stagiaires, elle aura d’autant plus de valeur.

Ça ne veut pas dire pour autant d’avoir des tarifs délirants.

Cela sous-entend aussi que votre formation est de qualité.

A ce moment-là, les gens seront prêts à payer.

La notoriété

Plus votre formation sera connue et reconnue et plus elle sera demandée et plus vous pourrez pratiquer un prix élevé (ce n’est pas une obligation non plus).

Cela rejoint aussi ce que l’on appelle en pédagogie le profil de motivation “Avec qui?”

C’est-à-dire que votre notoriété est liée au fait que les gens veulent suivre votre formation parce que c’est vous qui la proposez. Ils adhèrent à votre “Personnal Branding”.

Avec ce critère, la durée et le marché ne rentrent plus en ligne de compte pour faire votre tarif.

Quant à la valeur ajoutée, elle est associée à votre notoriété.

Base de calcul

Voyons concrètement comment établir un prix en prenant en compte les critères évoqués.

Tout d’abord, il y a deux notions à connaître en formation présentielle pour déterminer un prix en formation distancielle.

Inter et intra.

Les formations inter-entreprises regroupent des stagiaires provenant de différentes entreprises. Il peut même y avoir des participants individuels (stagiaire indépendant) dans le groupe.

Exemple : l’organisme de formation est à Toulouse et plusieurs entreprises installées dans toute la France envoient un ou plusieurs stagiaires se former.

Les formations intra-entreprises regroupent des stagiaires provenant d’une même entreprise.

Exemple : Plusieurs agences d’une même entreprise situées dans différentes villes envoient un ou plusieurs stagiaires se former sur l’agence située à Marseille.

Le tarif inter-entreprise

Dans ce cas, le tarif sera par personne.

exemple : 100 à 200 euros par personne pour la journée.

Si l’entreprise a une personne à former, le coût sera seulement de 100 à 200.

Il faudra quand même ajouter les frais de déplacement, d’hébergement et de restauration.

Cette option est choisie quand l’entreprise n’a pas le choix.

Le tarif intra-entreprise

Dans ce cas, le tarif sera par jour et par groupe.

exemple : 500 à 1200 euros par jour par groupe de 12 stagiaires maximum.

Cette option est choisie quand l’entreprise a assez de stagiaires à former pour les regrouper sur un même site.

L’entreprise paiera un montant fixe qu’elle ait quatre ou douze stagiaires.

La tarif pour les formations distancielles

Pour établir le prix de ses formations distancielles on peut considérer qu’il correspond au prix des formations inter-entreprise.

C’est-à-dire, un prix par personne. 

Donc, si dans votre domaine vous avez des formations en présentiel qui affichent un prix inter-entreprise à 200 euros la journée de sept heures, vous divisez 200 euros par sept et vous avez le prix à l’heure, soit 28.57 l’heure.

Si vous proposez le même sujet mais seulement sur trois heures.

Cela fait 28.57 X 3 heures = 85.71 = 85 euros( il faut arrondir) 

La tarif pour les formations distancielles avec valeur ajoutée

Si vous êtes le seul ou une poignée à proposer ces formations en ligne, votre valeur ajoutée est au-dessus de la moyenne. 

Vous pouvez donc proposer vos formations à un tarif au-dessus de la moyenne.

Exemple : 90, 100 euros ou plus par personne

La tarif pour les formations distancielles avec notoriété

Avec ce critère, vous êtes reconnu comme un expert dans votre domaine et les gens souhaitent passer par vos formations. 

Vous pourrez vous permettre de pratiquer des tarifs encore plus élevés mais justifiés par la qualité reconnue de vos formations aussi.

L’impact des tarifs sur l’organisation

Le seul impact qu’ont les tarifs sur l’organisation d’une entreprise est qu’elle sélectionnera le nombre de stagiaires à inscrire en fonction de leur niveau.

Si votre formation est dans une gamme de prix qui correspond aux standards du marché, elle positionnera plus de stagiaires.

Si votre formation est considérée comme élitiste, elle n’inscrira que des stagiaires triés sur le volet comme des managers ou des cadres par exemple.

Pour les individuels la question ne se pose pas puisqu’ils prennent leur propre décision.

Le rôle du Blended Learning dans le changement de paradigme

Le Blended Learning c’est le mélange de formations en présentiel et en distanciel.

Pour les personnes qui ont des difficultés à utiliser les formations distanciels pour différentes raisons, le Blended Learning est un bon moyen de faire la transition.

En tant que stagiaire

Certaines personnes préfèrent se former avec un formateur en face d’elles.

Mais d’ici quelques années, le e-learning va prendre de plus en plus de place dans les solutions de formation.

S’y préparer est donc incontournable. L’idéal étant de commencer avec des formations courtes pour se familiariser avec les outils.

Puis petit à petit de suivre des formations de plus en plus longues.

Ce qu’il faut comprendre, c’est qu’avec les formations longues en e-learning on a besoin de les faire en plusieurs fois.

Car notre niveau d’attention est plus intense que pendant un cours en présentiel pendant lequel on peut décrocher sans perturber le cours.

En présentiel si on perd le fil on est obligé de revenir en arrière. Et quelque part c’est beaucoup plus puissant pédagogiquement parlant.

Au début, je pense qu’il est intéressant d’appliquer la méthode “Pomodoro” pour suivre des formations longues.

Et surtout de prendre des notes.

Beaucoup de personnes ne prennent pas de notes lorsqu’elles suivent une formation en ligne et c’est un tort.

Au contraire, s’il y a bien un dispositif qui permet de prendre des notes pour les corriger et les compléter rapidement, c’est bien le e-learning.

Pour les entreprises

Dans un contexte d’entreprise, il s’agit de convaincre l’ensemble des personnels pour adopter de nouvelles pratiques.

La démarche est plus complexe.

Là aussi, le Blended Learning s’avère être une bonne démarche pour habituer progressivement les gens à basculer d’une pratique sur une autre.

D’ailleurs une étude sur 400 organismes de formation a mis en évidence l’évolution de l’offre de formation du présentiel au distanciel en passant par le Blended Learning qui va passer de 32 à 58% d’ici quelques années.

On constate également une progression du distanciel de 19 à 31% sur la même période.

Même si c’est une projection, il est clair que cette tendance ne va pas s’atténuer.

Bien au contraire, elle va s’accentuer.

Quelles formations sont les plus adaptées au e-learning ?

La remarque la plus répandue contre le e-learning est “Cela concerne essentiellement les formations théoriques”.

Et personnellement, pour avoir enseigné des cours très pratiques, je m’aperçois qu’au fil du temps et grâce aux outils comme la vidéo, c’est de moins en moins vrai.

Je pense qu’il n’y a que les mises en situation pratiques sur des matériels et équipements qui devront toujours se faire en réel.

Il n’y a qu’à voir les formations des pilotes de ligne qui se font sur des simulateurs.

Évidemment ils doivent valider leurs formations avec des heures de vols pratiques pour se retrouver en situation réelle de vol.

On peut donc considérer que quasiment tous les sujets peuvent être abordés à travers des formations en ligne.

Les avantages pédagogiques de la formation à distance

L’avantage pédagogique d’une formation en ligne est que l’apprenant peut la suivre à son rythme.

S’il perd le fil par déconcentration, il peut revenir en arrière et écouter à nouveau la partie du cours pendant laquelle il a décroché.

L’apprenant n’a pas besoin d’attendre les autres stagiaires pour suivre sa formation

Il peut commencer à la suivre quand il veut et pendant la durée qu’il souhaite.

Dans certains cas, il peut même choisir son environnement pour apprendre le contenu de la formation.

Il peut revoir le cours autant de fois que nécessaire s’il en a besoin.

L’impact pédagogique positif des formations à distance n’est plus à démontrer.

En résumé

Bien plus qu’un simple dispositif de formation le e-learning est aussi un outil qui a un impact considérable sur l’organisation.

Il apporte beaucoup plus de souplesse, de réactivité et d’autonomie auprès des utilisateurs.

Il donne accès à des savoirs et des connaissances à des gens qui sans ça n’y auraient pas accès.

Il rend la connaissance accessible dans le monde entier dans les endroits parfois les plus reculés de la terre.

Il n’en reste pas moins complémentaire à la formation en présentiel qui aura de toute façon toujours un rôle à jouer mais différemment.

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Je suis Luc Levasseur. Depuis 20 ans dans la formation et dans le e-learning depuis 2013 je suis libre géographiquement. A travers ce blog je vous explique comment je suis passé de formateur présentiel à formateur à distance

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