Comment animer une session de formation

Comment animer une session de formation en 7 points ?

Avant-propos

L’animation d’une formation est l’interaction pédagogique entre un formateur, une formatrice et des stagiaires (apprenant(es) pour atteindre un objectif pédagogique déterminé.

Une ou plusieurs méthodes pédagogiques peuvent être utilisées pour favoriser l’apprentissage.

Tout dépendra du sujet et de la durée de la formation.

Exemple :

Une méthode expositive permet de transmettre beaucoup d’informations et de connaissances car il y a peu d’interaction entre le formateur et les stagiaires. C’est particulièrement adapté pour les formations courtes avec beaucoup de contenu.

L’animation d’une formation implique plusieurs critères comme la préparation, la qualité du contenu, le support utilisé et les méthodes en adéquation avec les objectifs pédagogiques selon le temps imparti pour dispenser la formation.

Quelle que soit la méthode il y a des fondamentaux à respecter.

1 – Préparation de l’intervention

La préparation est la base pour qu’une formation se déroule dans les meilleures conditions. Cela passe par la vérification du matériel.

Et oui, ça a l’air évident comme ça mais combien de fois j’ai été confronté à des problèmes logistiques qui sans les avoir anticipés aurait rendu impossible le déroulement de la formation.

Pour mieux comprendre l’importance d’avoir le minimum d’équipement voici quelques exemples de problèmes rencontrés sur le terrain.

Pas de tableau pour écrire ou projeter un cours.

Les prises électriques à l’opposé du bureau du formateur.

Une seule prise pour brancher un ordinateur et un vidéoprojecteur.

Salle inadaptée pour dispenser un cours (Vestiaire, hangar, salle de repos, salle d’archive, etc…).

Feutres ou marqueurs qui ne fonctionnent pas.

Absence de bureau pour le formateur pour poser son matériel.

Pas de vidéoprojecteur alors qu’il était prévu.

Un rétroprojecteur à la place d’un vidéoprojecteur annoncé (Ca fait pas rire :)).

Pas assez de chaises pour les stagiaires.

Stagiaires qui ne parlaient pas français ou très peu.

Vous vous dites que c’est hallucinant et pourtant c’est du vécu. D’où la nécessité d’avoir un minimum d’équipement pour anticiper ces déconvenues et surtout, je dis bien surtout valider tous ces points avant avec la personne qui gère la salle où doit avoir lieu la formation.

Voici une liste d’équipement que le formateur doit prévoir surtout s’il est à son compte et qu’il intervient en entreprise.

Un PC

Un vidéoprojecteur même si c’est l’entreprise qui doit le prévoir.

Une multiprise

Une rallonge électrique

Une souris sans fil (très important quand la configuration de la salle oblige le formateur à se déplacer).

Un câble VGA et HDMI (si l’écran est une télévision)

Une clé USB (si vous avez des documents à faire imprimer sur place c’est obligatoire).

Marqueurs effaçables – Marqueurs permanents

Marqueur pour formateur

Piles pour la souris (au cas ou)

Pour le pc,

Le formateur doit maitriser le double affichage avec commentaires sur son écran et l’écran de projection. S’il n’y a pas d’écran pour projeter, un simple mur peut faire l’affaire.

La souris sans fil

Ça à l’air bête comme ça mais la souris sans fil est stratégique pour un formateur. Elle permet de se déplacer tout en faisant défiler les slides à distance.

Pour le vidéoprojecteur

Pour que l’image projetée soit assez grande le vidéoprojecteur doit être positionné au moins à deux ou trois mètres de l’écran ou du mur.

Connexion entre le pc et le vidéoprojecteur

Si le vidéoprojecteur doit être positionné à plusieurs mètres du pc il faut prévoir un câble assez long pour connecter les deux.

Exemple de configuration

Configuration d'une salle de formation

 

Bon, les exemples sont nombreux et l’idée est plutôt de vous expliquer qu’avec un minimum d’équipement on évite bien des déconvenues.

 

La maitrise du sujet

La Palisse n’aurait certainement pas dit mieux mais il est évident que le formateur doit parfaitement maitriser son sujet surtout au début. Même s’il n’utilise pas les méthodes pédagogiques de manière subtile mais qu’il maitrise son sujet et le contenu de son discours il aura plus de chance d’atteindre l’objectif initialement déterminé et d’être crédible face à son auditoire.

Il n’est pas rare de voir des intervenants qui ne sont pas spécialement formateurs mais qui font des bonnes présentations car ils maitrisent parfaitement leur sujet. De toute façon la maitrise des méthodes ne vient qu’avec l’expérience. 

La préparation d’un cours implique aussi sa rédaction. Il n’y a pas de statistiques précises sur le temps de rédaction d’un cours car cela dépend de nombreux facteurs liés au sujet, à la durée et aux aptitudes du formateur.

En revanche, il y a une chose qui est sûr c’est qu’au début le temps de préparation est énorme. Pour une heure de cours il faut compter entre 5 et 7 heures de préparation. Evidemment une fois que le sujet est maitrisé le temps de préparation est moins important bien que le formateur fait toujours évoluer ses supports pour les mettre à jour.

Rapport entre préparation et animation d’une session – 1 H de formation = 5 à 7 H de préparation

 

 

 

2 – Le Warmup

Chauffer une salle et le public

Le « Warmup » (chauffage) est un terme plus utilisé dans le commercial mais c’est aussi un moment très important avant de démarrer une formation.

Cela consiste à faire connaissance avec son auditoire de manière décontracté et pour le formateur de se présenter.

Si le groupe n’est pas trop important le formateur peut demander à chaque stagiaire de se présenter. Ça permet à chaque personne de connaitre les gens avec qui ils vont suivre la formation s’ils ne se connaissent pas.

Ainsi le formateur peut récolter un certain nombre d’informations sur les profils qu’il a en face de lui. Selon la durée de la formation le Warmup peut être plus ou moins long.

Pour une formation d’une journée il ne doit pas excéder une demie heure ce qui fait une à trois minutes par stagiaire pour un groupe de 10 personnes. C’est au formateur de gérer ce timing.

Pour des formations sur une semaine il est en revanche préférable de prendre le temps pour que les uns et les autres puissent se présenter de manière plus complète. C’est important pour la cohésion du groupe qui va partager les sessions de formation mais aussi les repas voir les soirées après chaque journée.

C’est à ce moment que le formateur en profite pour expliquer comment va se dérouler la formation avec les horaires, les pauses et comment utiliser les différents services disponibles sur place dans les locaux.

 

3 – Les supports

Quand on parle de support on pense inévitablement à powerpoint mais on peut également projeter des documents sous différents formats comme les pdf ou même des documents word si nécessaire ou des vidéos.

Pour la distribution de documents c’est à double tranchant. Le formateur peut distribuer les documents avant de commencer le cours en sachant que les stagiaires risquent de les lire et de ne pas écouter le formateur pendant sa présentation.

La distribution de documents est plus pertinente si les stagiaires doivent les compléter. Ça augmentera leur niveau de concentration.

Dans tous les cas le formateur doit bien expliquer le contenu des documents et ce que doivent faire les stagiaires avec.

4 – Les objectifs pédagogiques

Avant de commencer sa formation le formateur doit clairement annoncer les objectifs de la formation. Le stagiaire doit savoir ce qu’il va apprendre et pourquoi. Ça va lui permettre de visualiser l’objectif à atteindre et influencera son implication dans la formation.

S’il comprend l’intérêt de la formation il s’investira. A l’inverse il s’en désintéressera. Ce qui est gênant pour le formateur. Il n’y a rien de pire que des stagiaires démotivés en face de soi pendant toute une journée ou une semaine.

Même si le sujet de la formation n’est pas sexy mais que les stagiaires ont un intérêt à la suivre et la comprendre ils joueront le jeu. Surtout s’il y a une évaluation à la fin.

L’objectif pédagogique doit être en adéquation avec le contenu de la formation. Ça à l’air évident comme ça mais il n’est pas rare que ce la ne soit pas le cas. Je vous laisse imaginer la confusion dans l’esprit des stagiaires. Rien de pire pour les faire décrocher.

Exemple d’objectif pédagogique :

« Savoir utiliser word pour rédiger un document l’enregistrer et l’imprimer ».

A la fin de la journée les stagiaires devront savoir faire ce qui est annoncé dans l’objectif.

5 – Les méthodes pédagogiques

Les méthodes pédagogiques sont les moyens utilisés par le formateur pour favoriser l’apprentissage des apprenants et atteindre l’objectif de la formation.

Le formateur peut utiliser une ou plusieurs méthodes pour une même séance de formation à partir du moment où elles sont adaptées au sujet et au public concerné et de remplir les conditions d’atteinte de l’objectif final.

Je détaille dans ces articles les différentes méthodes les plus utilisées.

Méthode pédagogique interrogative

Méthode pédagogique active

Méthode pédagogique affirmative

6 – Le contenu

Quelque soit le support utilisé les items doivent être clairs et concis. Dans tous les cas il est important d’annoncer chaque changement de chapitre un peu comme des sous objectifs qu’il faut expliquer. Cela indique au stagiaire le pourquoi du contenu étape par étape.

Il est plus facile d’équilibrer le contenu du support avec powerpoint et de le faire défiler au fur et à mesure du déroulement du cours.

Je préconise l’utilisation de pdf et autre format de document en annexe des chapitres évoqués sur PPT (powerpoint). Attention avec la manipulation de différents supports sous différents formats.

Il vaut mieux le tester avant la formation. Là aussi, le jonglage entre plusieurs documents à afficher est une aptitude que le formateur doit maitriser.  Il n’y a rien de pire que de faire attendre des stagiaires pendant 5 minutes parce que l’on n’arrive pas afficher ses supports.

7 – L’évaluation

Evaluation d'une formation
Pendant et à l’issue d’une formation il y a un moyen simple de vérifier si les stagiaires ont bien acquis les connaissances. C’est l’évaluation.

Les concepts

L’évaluation sommative

Cela consiste à attribuer des points à des bonnes réponses pour obtenir un résultat qui détermine un niveau. C’est ce que l’on appelle la note. L’évaluation sommative peut intégrer la soustraction de point en cas de mauvaise réponse. L’évaluation peut intégrer des coefficients par réponse.

L’évaluation formative

L’évaluation formative est une évaluation qui consiste à modifier l’apprentissage en cours lorsque l’apprenant rencontre certaines difficultés pour acquérir les connaissances.

L’objectif premier étant que l’apprenant apprenne et sache faire. Cette évaluation a donc pour objectif d’adapter la méthode pour accompagner l’élève ou le stagiaire jusqu’à l’atteinte de l’objectif.

 

Elle peut se présenter sous plusieurs formes.

Le QCM (Question à choix multiple) qui consiste à poser une question et de proposer plusieurs choix de réponses avec une ou plusieurs bonnes réponses.

Exemple : Quelle est la couleur du Koala ? Sélectionner la bonne réponse.

Marron

Beige

Vert

Bleu

Exemple : Le Koala vit en Australie ? Sélectionner la bonne réponse.

Vrai

Faux

Questions – Réponses à développer

Ce type d’évaluation consiste à amener le stagiaire à développer les réponses par écrit pour savoir s’il connait la réponse mais également pour connaitre sa capacité de rédaction.

L’évaluation orale

Cette évaluation permet d’évaluer plusieurs critères. D’une part, le niveau de connaissances acquises, la capacité à s’exprimer et d’autre part l’aptitude à construire un discours structuré et intelligible.

Cela comprend donc l’évaluation de la communication verbale et non verbale du stagiaire.

 

En résumé

L’animation d’une formation fait appel à plusieurs compétences mais surtout à la pratique qui seule pourra faire qu’un formateur sera à l’aise en situation. Il est évident qu’au départ il est incontournable de s’appuyer sur les techniques et méthodes pour faire ses premiers pas dans cet exercice.

 

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Je suis Luc Levasseur infopreneur. Dans le domaine du tourisme et de la formation depuis plus de vingt ans je travaillais dans l’aéronautique comme responsable formation et formateur pour un groupe national. Mes formations initiales sont un BTS Tourisme, un Master en Management international des PME et des Territoires et une formation de formateur. En 2013, j’ai décidé de me lancer et de créer ma startup en e-learning. J’ai alors constaté que pour créer une entreprise individuelle on était obligé de produire les mêmes types de documents et d’avoir les mêmes démarches documentaire qu’une grande entreprise toute proportion gardée. Au fil des mois je me suis aperçu, que toutes les notions de management, gestion, communication et formation étaient d’autant plus importantes lorsque l’on est un entrepreneur individuel car on devient un chef d’orchestre qui doit faire des choix et prendre ses propres décisions. A travers ce blog, je partagerai avec vous mes expériences si vous aussi vous souhaitez vous lancer dans l’aventure de l’entreprise individuelle. Je partagerai également mes échecs et les erreurs à éviter pour gagner du temps. Comment mettre au service de sa vie les techniques de management, de communication et de formation pour devenir un individu accompli.

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4 réflexions sur « Comment animer une session de formation en 7 points ? »

  1. Très intéressant cette décomposition de la démarche. Je sais que la phase de préparation est la plus importante et qu’il est nécessaire d’y consacrer beaucoup de temps (surtout au début) car c’est vraiment d’elle que dépendra le côté fluide et naturel, les bons réflexes (qui avec le temps sont de mieux en mieux maitrisés) bref l’efficacité de la journée. Merci PS : je ne connaissais pas cette phase de “Warm up”, pas comme une étape à part entière.

    1. Oui Nicolas, ca à l’air terre à terre comme ça mais un formateur a besoin d’un minimum d’équipement et de préparation. Quant au Warm-up il permet de briser la glace entre le formateur et le stagiaire.

      Merci pour ton commentaire.

  2. C’est vrai que beaucoup de choses nous paraissent tellement évidentes qu’on ne pense plus à les vérifier avant de recevoir un formateur si celui-ci n’envoie pas la liste de ses besoins précis. En tout cas, je vois bien une check list sur les éléments clés de cet article très complet. Il manquerait juste à mon sens une note sur l’évaluation de la formation elle-même par les stagiaires. C’est aussi important pour la qualité 🙂

    1. Tout à fait Véro, j’ai prévu un article pour l’évaluation de la formation c’est pour cette raison que je ne l’ai pas abordé dans cet article. Car effectivement c’est un feedback très important pour le formateur et le centre de formation.

      Merci pour ton commentaire.

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