Comment Gérer un Groupe de Stagiaires avec les Méthodes de Management ?

Il n’y a pas de bonne ou mauvaise méthode de management. Il y a juste une méthode adaptée à plusieurs critères.

  • Temps
  • Autonomie
  • Contexte
  • Culture

Les méthodes de management sont nombreuses mais restons concentré sur les principales en termes de gestion des équipes.

Les principales approches.

Quand je parle d’équipe il peut aussi s’agir de stagiaires.

En fait, une approche managériale c’est adopter une manière d’interagir avec les autres en fonction des quatre critères précités.

Dès lors que ces critères évoluent, la méthode doit évoluer à son tour pour être en adéquation avec le comportement du groupe et les individus qui le constitue.

Les managers comme les formateurs ont une personnalité construite à travers leur propre cadre de référence (Education, formation, expérience, culture).

Ils auront donc un comportement qui influencera leur façon d’interagir avec les autres selon ce cadre de référence.

C’est pour cette raison qu’ils devront tenir compte des quatre critères pour se retrouver sur le même canal de communication que les autres.

 

Les quatre critères qui déterminent le choix d’une méthode de management

 

Pour gérer un groupe de stagiaire un formateur sera soumis à ces quatre critères que sont le temps, l’autonomie, le contexte et la culture.

Selon le niveau faible ou élevé de ces critères l’une ou l’autre des méthodes pourra être utilisée.

Le temps

La notion du temps est ce qui va déterminer l’urgence ou pas pour réaliser certaines tâches et donc la méthode de management à utiliser.

  • L’urgence

Lorsqu’une activité se déroule dans un timing très court, c’est-à-dire avec la notion d’urgence, celui qui dirige n’aura pas le temps pour décider à qui il doit déléguer.

Ce qui veut dire qu’il aura dû attribuer les tâches aux uns et aux autres avant.

Il n’aura pas le temps de demander leurs avis aux autres qui de toute façon n’auront pas le temps de le faire aussi.

Ce n’est pas pendant cette courte période qu’il devra convaincre de l’utilité de faire telle ou telle tâche. Il aura pris le soin de le faire avant.

En situation d’urgence (temps limité), un manager comme un formateur devra utiliser la méthode directive pour transmettre ces consignes.

Le temps rejoint la notion de contexte. Si une activité se réalise dans un contexte en flux tendu ces deux critères influencent fortement l’approche directive.

  • Non urgence

Quand l’activité (le contexte) le permet on a le temps de déléguer, de persuader et de faire participer. Dans ce cas, on peut utiliser les méthodes de management correspondantes même s’il y les autres critères qui peuvent interférer comme la non autonomie et ou la culture (rapport à la hiérarchie).

Il ne suffit pas de vouloir déléguer. Faut-il que les personnes à qui on souhaite déléguer une tâche soit en capacité de la réaliser de manière autonome.

Pour la culture c’est la même chose. Si des personnes sont habituées à recevoir des directives elles ne seront peut-être pas prêtes à se voir confier une ou plusieurs tâches en faisant preuve d’initiative.

L’autonomie

En management le niveau d’autonomie est l’un des critères les plus importants.

Lorsque le contexte est favorable (urgence faible), plus vos collaborateurs ou stagiaires sont autonomes plus vous pourrez utiliser les méthodes de management délégative, participative et persuasive.

Evidemment la notion d’autonomie renvoie à la notion de compétences. Pour être autonome il est nécessaire de maitriser la tâche à réaliser.

En tant que manager ou formateur il ne suffit donc pas de vouloir être dans une démarche de délégation. Il est nécessaire que ceux à qui on souhaite déléguer une tâche soient en capacité de la réaliser.

Je précise ce point car dans les profils de manager comme de formateur il y en a qui préfèrent tout contrôler et d’autres au contraire déléguer un maximum.

Alors que c’est le contexte et l’autonomie qui décident.

Dans un contexte tendu, celui qui veut tout contrôler devra apprendre à déléguer car il ne pourra pas tout faire tout seul.

Dans un contexte moins tendu, celui qui aime déléguer devra quant à lui faire la part des choses entre ce qui peut l’être ou pas.

Le contexte

Dans un contexte favorable on pourra utiliser les différentes méthodes de management en fonction du besoin.

Dans un contexte défavorable on utilisera la méthode imposée par l’activité.

Exemple : Dans les activités en mode projet on utilisera le délégatif et le participatif.

Le contexte implique l’environnement d’une activité et le temps dans lequel elle doit être réalisée.

  • Prenons l’exemple de la restauration.

Le matin le chef explique à son équipe en cuisine qui doit faire quoi et comment.

Le chef attribue les tâches (délégation) et demande à ses collaborateurs de le tenir au courant dans la matinée (participation). Il peut leur donner des explications complémentaires (persuasion) pour leur faire comprendre pourquoi il leur demande de faire comme ça.

Pendant cette période les collaborateurs peuvent lui poser des questions (participation).

Puis à midi, les premiers clients arrivent et le service commence. Le contexte passe en mode flux tendu.

Tout le monde sait ce qu’il doit faire quand le chef passe en mode directif pour envoyer les plats en salle.

Toute l’équipe comprend pourquoi le chef est directif et agit en conséquence car le contexte l’exige. Mais auparavant tout a été paramétré et expliqué.

  • Prenons l’exemple du transport aérien

Une équipe au sol doit traiter un vol en arrivée/départ.

C’est-à-dire qu’il faut accueillir l’avion à son atterrissage, le parquer, faire débarquer les passagers et leurs bagages, faire le ménage à bord, refaire le plein de carburant, faire embarquer les nouveaux passagers avec leurs bagages pour le départ.

Toutes ces opérations doivent être réalisées en trente minutes.

Avant le vol, le chef avion (superviseur) prépare le vol avec son équipe. Il attribue les tâches à chacun (délégation), les personnels posent des questions (participation), le chef avion répond en expliquant (persuasion).

Tout le monde se met en place. Puis l’avion atterrit. Le contexte passe en mode flux tendu.

Tout le monde sait ce qu’il doit faire quand le chef avion passe en mode directif pour donner ses instructions.

Le chef avion coordonne toutes les opérations au sol pendant le traitement du vol.

Toute l’équipe comprend pourquoi le chef avion est directif et agit en conséquence car le contexte l’exige. Mais auparavant tout a été paramétré et expliqué.

On voit bien que dans ces deux activités les quatre modes de management peuvent être utilisés en fonction du contexte de l’activité.

On retrouve bien la notion d’urgence élevée ou faible qui va permettre d’utiliser l’une ou l’autre des méthodes.

En clair, il y a des moments où le manager ou le formateur pourra prendre le temps d’impliquer pour déléguer et expliquer et d’autres moments où il sera obligé d’être directif.

La culture

En management, l’aspect culturel nous renvoie à la notion du rapport à l’autorité.

A ce niveau on est plus dans les us et coutumes voire dans l’interculturel.

Dans les pays ou la relation à la hiérarchie est très forte il y aura peu de place pour le management délégatif, participatif et persuasif.

On retrouvera quasiment tout le temps le management directif.

Sauf dans des activités internationales et multiculturelles avec des personnels qui ont un niveau de formation élevé (autonomie élevée) et sont habitués à travailler et voyager dans différents pays.

Ces activités appliquent en général, les standards internationaux en termes de management surtout dans les activités des nouvelles technologies (.

Dans ces secteurs d’activités les organisations sont à la fois verticales et horizontales selon le niveau fonctionnel ou opérationnel.

Au niveau d’un pays, d’une entreprise ou d’une organisation la culture peut être liée au métier et ou à l’activité.

Certaines activités ont des organisations verticales. C’est comme ça. C’est historique.

Et d’autres, ont fait évoluer leur modèle d’organisation en s’adaptant à leur développement avec des nouveaux modes de management.

Les différentes méthodes de management

Management directif

Avant toute chose il faut comprendre que directif ne signifie pas agressif et forcement autoritaire même si ce type de management est souvent perçu et appliqué de cette manière.

On peut tout à fait être directif et respectueux à partir du moment où cette approche est acceptée par tout le monde car le contexte, le temps et la culture l’imposent.

Quand je parle de culture il peut s’agir de culture d’entreprise ou d’us et coutumes.

Certaines entreprises ou institutions ont historiquement une organisation construite sur un modèle managérial vertical avec une communication et une prise de décision descendante du haut vers le bas.

Pour les us et coutumes c’est la même chose. On a toujours fonctionné de cette manière dans notre microcosme donc on perpétue ces pratiques.

A l’inverse dans le secteur d’activité des nouvelles technologies par exemple on sera plus en mode projet avec des niveaux d’autonomie élevés chez les personnels.

La culture d’entreprise reposera plus sur une organisation horizontale. Dans ce cas, c’est l’activité qui détermine la culture.

Management délégatif

En choisissant le management délégatif, le manager décide de confier un grand nombre de tâches à ses collaborateurs. Evidemment, c’est qu’il estime qu’ils sont capables de les assumer.

Cela dit, c’est lui qui garde la main sur les prises de décision finales.

Management participatif

En appliquant le management participatif, chaque participant à un projet jouera un rôle important dans les prises de décision. Le manager leur fera confiance et n’hésitera pas à écouter l’avis et les conseils de ses collaborateurs. Il les implique totalement. Le niveau d’autonomie des collaborateurs est très élevé.

Management persuasif

Avec cette méthode le manager veut faire adhérer ses collaborateurs à ses décisions en les convaincant par la persuasion. Il va argumenter ses choix pour que son équipe adhère par conviction et non par contrainte à ses projets.

 

Quelle méthode de management doit utiliser le formateur ?

Le rôle du formateur

En situation pédagogique, le formateur dirige une session de formation avec un groupe de stagiaire.

C’est lui qui décide comment organiser ses séquences pédagogiques avec les différentes méthodes pédagogiques.

Donc globalement, il a la main sur l’ensemble de son intervention.

En revanche, il appliquera logiquement une méthode de management en fonction de la méthode pédagogique qu’il aura choisi.

Et oui, chaque méthode pédagogique correspond à une méthode de management.

 

Le point commun entre les méthodes pédagogiques et de management

  • Méthode pédagogique expositive et management directif

En utilisant la méthode expositive le formateur déroule son programme avec peu ou pas d’interaction avec les stagiaires.

C’est le but de cette méthode qui consiste à transmettre un maximum d’informations et de connaissances. Ce qui n’empêche pas le formateur de faire un QR (question/réponse) juste après.

Pendant cette période, en gestion de groupe, le formateur devra adopter un management directif. Si un stagiaire lui pose une question, il devra l’inviter à reposer sa question à la fin de la séance lors du QR.

Ça lui permet de dérouler son cours sans se disperser.

  • Méthode pédagogique démonstrative et management persuasif

En utilisant la méthode démonstrative, le formateur présente un sujet en en faisant la démonstration par A+B.

Il utilisera donc tout naturellement le management persuasif pour convaincre le ou les stagiaires. Là aussi, il peut demander aux stagiaires de garder leurs questions pour le QR en fin de séance.

  • Méthode pédagogique interrogative et management délégatif

En posant des questions successives, le formateur veut amener les stagiaires à trouver les bonnes réponses.

Le formateur ne leur donne pas la solution, il leur délègue en quelque sorte la résolution de problème.

Il les accompagne dans la résolution d’un problème par des questions déductives.

  • Méthode pédagogique active et management participatif

Avec cette méthode pédagogique le formateur fait activement participer les stagiaires en leur donnant des études de cas et exercices pratiques à réaliser.

Ils sont totalement impliqués et peuvent proposer différentes solutions à leur initiative à partir du moment où ils trouvent la ou les bonnes réponses.

 

Comment utiliser les différentes méthodes de management pour le formateur ?

Lors d’une séquence pédagogique, le formateur utilisera une ou plusieurs méthodes pédagogiques.

Il devra donc utiliser tout naturellement la méthode de management adaptée.

 

Méthodes pédagogiquesMéthodes de management
ExpositiveDirectif
DémonstrativePersuasif
InterrogativeDélégatif
ActiveParticipatif

 

Prenons l’exemple de la séquence suivante :

Pour le cours théorique on peut imaginer utiliser la méthode pédagogique expositive (Directif) et la méthode pédagogique active pour le cours pratique (Participatif).

Evidemment pendant les évaluations le formateur est en mode directif.

 

Quels sont les pièges à éviter ?

Comme tout le monde, j’ai fait les erreurs de débutant en commençant une formation avec la méthode expositive et en répondant aux questions que les stagiaires me posaient.

Si bien que je me suis retrouvé à la bourre pour terminer mon cours en fin de matinée. Heureusement que j’ai rectifié le tir en début d’après-midi en invitant les stagiaires à garder leurs questions pour le QR de fin de journée.

Tout ça parce que je n’avais pas été assez clair et directif en début de journée.

C’est pour cette raison qu’il est important pour un formateur d’expliquer le déroulement de la formation avant de la commencer pour préciser aux stagiaires quand ils pourront poser des questions ou participer activement par des exercices.

Ça évite de basculer en permanence entre le directif, le participatif, le délégatif et le persuasif.

 

En résumé

Pour chaque méthode pédagogique il y a une méthode de management à appliquer.

En sachant que la méthode directive reste la seule qui permet de reprendre la main en cas de débordement.

Dans tous les cas, rien de tel que l’expérience pour apprendre à passer d’une méthode de management à l’autre.

Le tout étant d’en avoir conscience et de les connaitre pour les appliquer en situation.

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Je suis Luc Levasseur. Depuis 20 ans dans la formation et dans le e-learning depuis 2013 je suis libre géographiquement. A travers ce blog je vous explique comment je suis passé de formateur présentiel à formateur à distance

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