Utiliser une facture comme convention de formation simplifiée

Avant-propos

La convention de formation est le contrat entre un organisme de formation et un client que ce soit une entreprise ou un particulier.

Ce document juridique et fiscal doit comprendre certaines mentions obligatoires en tant que facture mais peu de personnes savent que l’on peut utiliser une facture comme convention de formation simplifiée pour éviter de rédiger à chaque fois une convention de formation de plusieurs pages.

L’avantage est que l’on limite le nombre de documents à rédiger, envoyer et à archiver. En gestion documentaire cela simplifie considérablement les tâches.

L’inconvénient c’est que la facture ne comprend pas tous les articles qui déterminent les conditions de dédit et de traitement de litiges si c’est nécessaire.

Contenu de la facture

Une facture doit contenir un certain nombre d’informations juridiquement obligatoires comme :

  • Logo de votre entreprise
  • Adresse de l’entreprise
  • Nom et adresse du client
  • La date et le lieu de la rédaction de la facture
  • N° de TVA Intracommunautaire
  • N° de facture
  • Intitulé de la formation
  • Les dates de formation
  • Le lieu ou la mention FOAD pour les formations en ligne
  • Le prix unitaire hors taxe
  • La TVA
  • Le prix TTC
  • La quantité qu’il s’agisse de jours de formation ou du nombre de stagiaires
  • Le statut de votre entreprise
  • Votre numéro SIRET
  • Votre numéro de déclaration d’activité de formation
  • Le nom et prénoms des stagiaires
  • La mention « Cette facture vaut pour convention simplifiée »

Annexes

Les annexes sont les documents qu’il est préférable de joindre à la facture pour des raisons pratiques mais aussi réglementaires. Le fait de produire une facture comme convention de formation simplifiée n’exonère pas de fournir certains documents qui ont une justification administrative, pédagogique et juridique.

Liste des stagiaires

La liste des stagiaires peut être annexée à la facture surtout s’il y a beaucoup de stagiaires. Vous pouvez vendre plusieurs sessions de formation avec une quarantaine de stagiaires par exemple et ça va être compliqué de tous les mettre sur la facture.

Pensez également à mettre la référence de la facture sur la liste en annexe. Ça permettra à votre interlocuteur de pointer facilement les inscrits avec les règlements effectués.

Vous pouvez aussi mettre les informations sur la formation qu’ils ont suivi, à savoir le titre de la formation, la ou les dates et le lieu.

Pour les formations en ligne vous pouvez mettre la mention FOAD (formation ouverte et à distance) à la place du lieu.

Fiche pédagogique

Certains clients pourront aussi vous demander de joindre la fiche pédagogique en annexe. Pour rappel, la fiche pédagogique fait apparaitre le titre de la formation, les objectifs pédagogiques, le public visé, le programme complet, le prix, la durée, les dates, le lieu, les modalités de validation de la formation et les prérequis.

S’il vous demande ce document c’est qu’ils en ont besoin pour obtenir un financement d’une quelconque administration ou organisme financeur.

Feuille et attestations de présence

Les feuilles de présence et attestations de présence sont les documents qui prouvent que les stagiaires ont bien suivi la formation. Elles sont également exigées par les organismes financeurs pour valider et effectuer les paiements.

Les feuilles de présence doivent comprendre les informations suivantes :

  • Nom et adresse de l’organisme de formation (logo)
  • Intitulé de la formation
  • La date de la formation
  • Le lieu
  • Le nom du formateur
  • Le nom et prénom du stagiaire ainsi que sa signature
  • La date et le lieu de la signature du formateur

L’inscription

Pour formaliser l’inscription vous pouvez faire remplir un formulaire d’inscription puisqu’il n’y a pas de convention de formation qui engage le client.

Il faut bien faire remplir un document d’engagement à votre client pour la remplacer.  Ce document doit comprendre les informations suivantes :

Formulaire d’inscription

  • Titre de la formation
  • Durée
  • Dates
  • Lieu

Pour une entreprise

  • Raison sociale si c’est une entreprise (nom de l’entreprise)
  • Adresse
  • Coordonnées (email et téléphone)
  • Nom du représentant de l’entreprise
  • N° SIRET
  • APE
  • Liste des stagiaires avec leur noms et prénoms et fonctions

Pour un particulier

  • Nom et prénom
  • Adresse
  • Fonction
  • Coordonnées (email, téléphone)

A ce stade, les participants connaissent le contenu de la formation car ils ont vu la fiche pédagogique qui détaille tout le contenu de la formation avec les objectifs pédagogiques, les publics visés, le tarif, la durée et le lieu.

Ils connaissent également les conditions de règlement.

Préconisations

Je conseille d’utiliser la facture comme convention simplifiée avec des clients connus lorsqu’il s’agit d’entreprises. Cela signifie que vous avez déjà fait des formations avec elles en signant des conventions de formation classiques.

Une fois que votre process est bien rodé et que tout fonctionne dans un climat de confiance vous pouvez passer en mode « convention simplifiée » sous forme de facture.

Pour les particuliers c’est différent vous pouvez utiliser la facture comme convention de formation simplifiée dès le départ surtout si le paiement est fait avant le début de la formation.

Avantages et Inconvénients

Avantages

L’utilisation de la facture comme convention de formation simplifiée offre l’avantage d’avoir moins de documents à rédiger, envoyer et archiver. En gestion documentaire c’est beaucoup plus simple puisque ça limite le nombre de documents.

Les informations concernant une sessions de formation sont centralisées sur un seul document. Pour travailler sur plusieurs dossiers que ce soit en facturation ou en administratif pour la formation vous n’avez à ouvrir qu’un seul document. Et croyez-moi c’est appréciable quand on a déjà plusieurs documents ouverts sur son bureau.

De la même manière quand vous devez chercher une information dans vos archives ça limite le temps de recherche puisque les informations sont toutes au même endroit.

Il faut aussi tenir compte de l’aspect écologique car vous aurez moins de documents à imprimer et consommerez donc moins d’encre et moins de papier. C’est basique mais sur des gros volume l’économie n’est pas neutre.

Ce n’est pas compliqué vous avez un seul document au lieu de plusieurs pages que représente la convention de formation.

En cas de contrôle vous avez un document qui regroupe toutes les informations. Tout le monde est content même si vous devrez quand même fournir les attestations de présence mais c’est aussi valable si vous utilisez une convention de formation classique.

Dans tous les cas ça représente une simplification administrative qui fait vraiment gagner du temps.

Inconvénients

L’inconvénient c’est que vous n’avez pas le détail des articles avec les clauses de dédits en cas d’annulation de la formation et du lieu où sera juridiquement traité le dossier (voir article sur « Comment rédiger une convention de formation en ligne »)

L’autre inconvénient c’est que vous avez toutes les informations notamment financières sur la facture et que vous n’avez peut-être pas envie que tout le monde ait accès à ces informations dans les différents services administratifs qui doivent avoir accès habituellement aux conventions de formation. Même si sur les conventions vous avez le tarif les montants sur les factures peuvent être beaucoup plus importants car vous allez facturer plusieurs sessions par exemple. En en général le service facturation est bien dissocié du service administratif. Donc avec ce concept on perd un peu de confidentialité.

Dans les petites structures ça sera moins gênant car en général les gens sont polyvalents et font souvent les deux. En revanche dans les grandes structures la question peut se poser.

Numérisation de la facture

Si votre facturation est numérisée il faudra y intégrer toutes les mentions et informations utiles sauf pour la liste des stagiaires qui devra être sur un document séparé et annexé.

En résumé

La facture utilisée comme « convention de formation simplifiée » permet de réellement simplifier la gestion documentaire tout en respectant la règlementation. C’est un gain de temps en rédaction, ça limite le nombre de documents à envoyer et cela facilite l’archivage en centralisant toutes les informations utiles concernant une session de formation. De plus lorsqu’il est nécessaire de faire des recherches dans les archives on perd moins de temps pour trouver toutes les informations. C’est également un gain de temps dans la gestion des flux de l’information car ce même document est utilisé par plusieurs personnes pour différentes raisons.

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Je suis Luc Levasseur infopreneur. Dans le domaine du tourisme et de la formation depuis plus de vingt ans je travaillais dans l’aéronautique comme responsable formation et formateur pour un groupe national. Mes formations initiales sont un BTS Tourisme, un Master en Management international des PME et des Territoires et une formation de formateur. En 2013, j’ai décidé de me lancer et de créer ma startup en e-learning. J’ai alors constaté que pour créer une entreprise individuelle on était obligé de produire les mêmes types de documents et d’avoir les mêmes démarches documentaire qu’une grande entreprise toute proportion gardée. Au fil des mois je me suis aperçu, que toutes les notions de management, gestion, communication et formation étaient d’autant plus importantes lorsque l’on est un entrepreneur individuel car on devient un chef d’orchestre qui doit faire des choix et prendre ses propres décisions. A travers ce blog, je partagerai avec vous mes expériences si vous aussi vous souhaitez vous lancer dans l’aventure de l’entreprise individuelle. Je partagerai également mes échecs et les erreurs à éviter pour gagner du temps. Comment mettre au service de sa vie les techniques de management, de communication et de formation pour devenir un individu accompli.

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