Comment rédiger une convention de formation en ligne ?

Avant-propos

La convention de formation c’est le contrat entre l’organisme de formation et son client personne morale (entreprise).

C’est l’organisme de formation qui la rédige.

Elle définit les modalités entre les deux parties.

Elle est réglementée par les articles L6353-1 et suivants du Code du travail.

Elle doit être distinguée avec un contrat de formation signé entre un organisme de formation et un stagiaire, personne physique. C’est à dire un particulier qui achète et s’inscrit à une formation.

La convention de formation permet à l’entreprise qui achète et inscrit ses salariés à une formation de l’intégrer dans son plan de formation annuel et obligatoire.

La convention de formation doit contenir à minima certaines informations qui définissent les modalités juridiques entre l’organisme de formation et l’entreprise.

Informations obligatoires :

• Numéro de déclaration d’activité de formation
• Nom et adresse de la raison sociale et noms des représentants des cocontractants
• Nature de l’action (action de conversion, d’acquisition, de perfectionnement des connaissances, etc.)
• Intitulé de l’action
• Effectifs concernés
• Durée de la formation et dates des sessions
• Lieu de la formation
• Modalités de contrôle et validation des connaissances
• Modalités de paiement
• Coût de la formation
• Clause de dédit
• Tribunal concerné en cas de différend entre les parties

Toutes ces informations sont précisées sous forme d’articles comme l’exemple ci-dessous.

Comment rédiger une convention de formation ?

La convention de formation comprend un titre et des articles qui détaillent leur contenu.

Le titre

Il doit être précisé le titre du document

« CONVENTION DE FORMATION PROFESSIONNELLE CONTINUE »

Le document doit présenter les informations sur les parties contractantes.

« Entre les soussignés :

Nom et adresse de l’organisme de formation

N° Siret et APE

Téléphone

Numéro de déclaration d’activité de formation

Nom et fonction du représentant de l’organisme de formation

Et

Nom et adresse de l’entreprise (personne morale)

Numéro Siret / APE

Nom et fonction du représentant de l’entreprise

Est conclue la convention suivante, en application des dispositions de la sixième partie du Code du Travail portant organisation de la formation professionnelle tout au long de la vie.

Article 1^er : Modalités pédagogiques

Dans cet article l’OF (organisme de formation) décrit le contenu de la formation avec son intitulé, son programme, les moyens pédagogiques qui seront mis en œuvre pour dispenser la formation ainsi que les modalités de validation (test, examen, etc…).

Ces informations peuvent être mises en annexe sous forme de fiche pédagogique.

Exemple :

Objet de la convention

« Nom de l’organisme » organisera l’action de formation suivante :

Objectif :

Programme détaillé, moyens pédagogiques et modalités d’appréciation des résultats

(Toutes ces informations sont sur votre fiche pédagogique que vous pourrez joindre en annexe).

Il faudra attribuer un numéro à votre annexe et la mentionner dans cet article.

Exemple : Annexe 1

Intitulé de la formation

Type d’action de formation (au sens de l’article L.900-2 du Code du travail) : Acquisition de connaissances.

Dates :

Durée :

Pour les formations en ligne il faut préciser qu’il s’agit de formation à distance.

Exemple :

Lieu : Cette formation est accessible suivant des modalités pédagogiques FOAD (Formation ouverte et à distance) via la plateforme e-learning http://nom de domaine depuis n’importe quel ordinateur connecté à internet, équipé d’un navigateur internet et d’une carte son avec des enceintes.

Concernant les horaires il est nécessaire de préciser à quels moments la formation est accessible.

Exemple :

Horaires : Vous accédez au cours par internet 24H/24 et 7j/7

Article 2 : Effectifs formés

Dans cet article il faut indiquer la liste des stagiaires inscrits avec leur nom et prénom. Cette liste peut être en annexe de la présente convention. Il faut mentionner le numéro de l’annexe.

Exemple :

« Nom de l’organisme » s’engage à former les personnes suivantes :

La liste des participants à la formation pourra être en annexe 2 par exemple. Ca vous évitera de changer cette partie à chaque fois.

Article 3 : Dispositions financières

Dans cet article l’OF précise le tarif de la formation qu’il soit un coût par stagiaire ou un coût par groupe.

Exemple :

En contrepartie de cette action de formation, l’organisme client s’acquittera des coûts suivants :

Frais de formation :

Coût unitaire par stagiaire X euros HT

Où

Coût par groupe de X euros HT par jour

(groupe maximum de 12 personnes)

L’organisme de formation, en contrepartie des sommes reçues s’engage à réaliser toutes les actions prévues dans le cadre de la présente convention ainsi qu’à fournir tout document et pièce de nature à justifier la réalité des dites formations.

Article 4 : Modalités de règlement

Dans cet article l’organisme de formation précise les modalités de règlement avec le client.

Exemple :

Le paiement sera dû à réception de la facture et sur inscription effective des stagiaires. A régler par virement bancaire.

Article 5 : Dispositions financières

Dans cet article l’OF précise les conditions financières liées au suivi des formations par les stagiaires inscrits par l’entreprise

Exemple :

En application de l’article L 6354-1 du code du travail, il est convenu entre les signataires de la présente convention, que faute de réalisation totale ou partielle de la prestation de formation, l’organisme de formation remboursera au cocontractant les sommes qu’il aura indûment perçues de ce fait.

C’est-à-dire les sommes qui ne correspondront pas à la réalisation de la prestation de formation.

La non réalisation totale de l’action due à la carence du prestataire ou au renoncement à la prestation par l’acheteur ne donnera pas lieu à une facturation au titre de la formation professionnelle continue.

La réalisation partielle de la prestation de formation, imputable ou non à l’organisme de formation ou à son client, ne donnera lieu qu’à facturation, au titre de la formation professionnelle continue, des sommes correspondantes à la réalisation effective de la prestation.

Article 6 : Dédit ou abandon

Cet article détermine les conditions de résiliation du client.

Exemple :

En cas de dédit par l’entreprise à moins de 8 jours francs avant le début de l’action mentionnée à l’article 1, ou d’abandon en cours de formation par un ou plusieurs stagiaires, l’organisme retiendra sur le coût total les sommes qu’il aura réellement dépensées ou engagées pour la réalisation de ladite action, conformément aux dispositions de l’article L920-9 du Code du Travail.

Article 7 : Différends éventuels

Cet article précise le lieu, c’est-à-dire la ville dont dépend le tribunal qui tranchera le litige si c’est le cas.

Il doit faire apparaitre le nombre d’exemplaires avec le lieu et la date à laquelle le document est signé.

Chacune des parties doit mentionner le nom de la dénomination sociale, le nom et prénom de son représentant, apposer son cachet avec la signature.

Exemple :

Si une contestation ou un différend ne peut être réglé à l’amiable, le Tribunal de « Ville » sera seul compétent pour régler le litige.

Fait en deux exemplaires originaux à,

Le

Pour l’entreprise                              Pour l’organisme de formation

Nom et prénom – fonction               Nom et prénom – fonction

Cachet de l’entreprise                          Cachet de l’entreprise

Quand envoyer la convention de formation ?

La convention de formation doit être envoyée le plus tôt possible par l’OF avant le début de la formation (4 à 6 semaines) pour que le client ait le temps de la retourner signée.

Il y a l’aspect juridique mais aussi commercial. Si une entreprise souhaite inscrire un stagiaire au dernier moment c’est à l’OF de décider si c’est possible ou pas. Dans tous les cas les documents devront être validés par les deux parties avant le début de la formation.

Comment gérer les annexes ?

Dans les articles de la convention il faut renseigner certaines informations.

Les articles 1 et 2 sont ceux où il y a beaucoup d’informations. Il est préférable de les joindre en annexe pour éviter d’avoir à refaire complètement une convention de formation à chaque fois.

Les deux principaux documents dans lesquels on retrouve ces informations existent déjà car vous devrez les faire en tant qu’organisme de formation.

Il s’agit de :

La fiche pédagogique que vous pourrez joindre en annexe 1.

La liste des stagiaires que vous pourrez joindre en annexe 2.

Ces documents sont à fournir au client pour qu’il puisse solliciter son organisme financeur de la formation s’il le souhaite. En cas de contrôle, il doit également produire ces documents. C’est ce que l’on appelle une obligation légale.

Quand rédiger une convention de formation ?

Pour les formations en ligne, la convention de formation doit être rédigée à chaque commande par le client qu’il y ait un ou plusieurs stagiaires à inscrire.

En résumé

La convention de formation en ligne est un document contractuel entre l’OF et l’entreprise cliente qui définit toutes les modalités d’inscription, de réalisation pédagogique, de paiement et de règlement de litige. C’est un document obligatoire pour les OF qui ont un numéro de déclaration d’activité de prestation de formation. Ce document a une incidence juridique mais aussi fiscale.