Etre efficace – Travailler en mode industriel

Que vous soyez polychrone ou monochrone la méthode de travail en mode industriel est particulièrement efficace lorsque les dossiers s’accumulent avec des tâches différentes sur votre bureau.

Dans cet article nous abordons ce sujet pour l’appliquer au service. L’idée n’étant pas d’appliquer cette méthode tout le temps mais de l’utiliser à bon escient pour ne pas répéter des tâches rébarbatives sur des durées trop longues en permanence.

L’objectif étant d’utiliser cette méthode pour évacuer un flux important de tâches sur des périodes définies ponctuellement.

Rappel :

Polychrone : faire plusieurs tâches en même temps.

Monochrone : faire une seule tâche après l’autre.

Cette méthode sera naturellement plus facile à intégrer par les personnes monochrones car elle consiste à ne réaliser qu’un seul type de tâches à la chaine pour optimiser le rendement et le travail afin de les évacuer le plus rapidement possible.

Le concept

Le concept est très simple, il consiste à reprendre les méthodes de travail dans l’industrie en réalisant des tâches identiques à la chaine.

Il faut utiliser cette méthode comme un outil pour évacuer une quantité importante de tâche dans un temps très limité. Être efficace en travaillant en mode industriel. Pour après, avoir plus de temps.

• Effets bénéfiques
• Fréquences
• Isoler les tâches
• Créer l’environnement favorable
• Préparer son travail
• Ne pas se disperser

Effets bénéfiques

Les effets sont plus que positifs car ils permettent de concentrer ses efforts sur une période qui pour le coup sera moins longue et laissera beaucoup plus de temps pour faire autre chose.

Au final, moins de stress et de pression. Le côté répétitif fera que les tâches seront réalisées de manières plus précises car le cerveau va enregistrer les mouvements et les raisonnements pour les reproduire spontanément.

La concentration sera plus performante et le risque d’erreur moins élevé. Donc moins de temps à corriger.

Fréquences

Pour être efficace la durée de la tâche doit se faire sous forme de fréquences répétées mais avec des pauses régulières.

Sinon la concentration va forcément diminuer et le risque d’erreur va augmenter pour au final se retrouver avec un travail mal fait et être obligé d’en recommencer une partie importante.

Il n’y a pas de règle, cela dépend de chacun et de sa capacité a enchainer les mêmes tâches sur une période donnée. Le niveau de concentration est différent d’un individu à un autre.

Le plus simple est de commencer avec des fréquences courtes de 15 à 30 minutes ou plus selon votre niveau de concentration et de faire une pause dès que vous sentez que vous commencez à vous disperser.

Plus les fréquences seront répétées plus la durée des pauses devra être longue.

Isoler les tâches

Cela consiste à isoler les tâches en les regroupant par famille et typologie.

Emails

Il est préférable de lire ses emails en premier car ils permettent de découvrir les tâches à faire avec leur niveau d’urgence et leur typologie.

 L’idéal étant de créer des dossiers par thème dans votre messagerie et d’y classer les courriels.

Courrier

De la même manière que les emails il faut les lire (en diagonal) pour prendre connaissance de leur contenu juste pour savoir comment les classer par niveau de priorité et typologie.

 Pour le classement il suffit d’utiliser un système hautement technologique comme la corbeille à courrier.

Dossiers

On parlera ici des dossiers qui demandent de la concentration et du calme pour être traités.

Là aussi il est important de les classer par thème mais surtout par niveau d’urgence.

Appels téléphoniques

Ce type de tâche est assez délicat dans le sens ou parfois on n’a pas le choix que de répondre.

Le tout étant de ne pas mettre en « Stand by » les autres tâches au risque de se retrouver à devoir tout recommencer à chaque fois ou du moins être obligé de perdre une dizaine de minutes voire plus pour se replonger dans un dossier.

Les appels téléphoniques doivent donc être gérés de manière à ne pas se transformer en tâches parasites pour les autres.

Il faut donc prévoir des plages horaires pour les traiter sans que cela perturbe trop votre travail par ailleurs.

Pour le phoning, le processus est complètement différent puisque là vous allez appliquer la méthode industrielle à 100%.

Autres

Cette liste n’est pas exhaustive et vous l’aurez compris, il suffit à chaque fois les identifier et adapter leur traitement en fonction de leur typologie.

Créer l’environnement favorable

Pour chaque tâche il faut pouvoir les réaliser dans un environnement qui leurs sont favorables.

Emails

Pour les emails il n’y a pas de contexte particulier à mettre en place. Cela dépend bien évidemment de votre activité et de leur nombre. Dans quel cas, il faudra effectivement modifier la manière de les traiter en éliminant des tâches parasites comme les appels téléphoniques par exemple.

Sur le principe il faut pouvoir gérer des tâches compatibles avec le traitement des emails. Cela peut être le cas pour les appels téléphoniques s’ils sont ponctuels par exemple.

Courrier

Pour le courrier, le calme favorise un traitement rapide. Donc soit tôt le matin, soit en fin de journée. C’est à voir en fonction des périodes calmes dans votre activité. Un peu comme les emails, si vous devez à plusieurs reprises relire le courrier après des appels téléphoniques vous n’avancerez pas.

Dossiers

Pour les dossiers « dit » de fond, le calme absolu est souhaitable. Si vous êtes dérangé en permanence vous perdrez énormément de temps à chaque fois pour vous replonger dedans et ça deviendra interminable.

Vous perdrez en concentration et mettrez en permanence le dossier de côté. Ce qui peut poser un problème car en général ce type de dossier demande du temps et de la patience. Et à un moment donné il va falloir le faire et non dans l’urgence.

Appels téléphoniques

En fait pour les appels téléphoniques il y a deux approches. Le fait de noter sur un cahier à l’ancienne ou de noter sur une application dans son téléphone pour enregistrer des informations si nécessaire.

Le cahier est plus adapté pour le bureau et le téléphone en déplacement. Logique.

En revanche pour le phonique il est important de bien préparer ses outils de travail (fichier client, agenda et cahier).

Préparer son travail

Dans tous les cas, la préparation vous fera gagner un temps précieux. Plus vous serez organiser avant de commencer plus vous irez vite par la suite.

En appliquant de plus en plus cette méthode vous irez de plus en plus vite et aurez plus de temps à vous.

Ne pas se disperser

La dispersion est l’ennemi de cette méthode. Un peu comme la procrastination.

Il vaut mieux avoir des fréquences de travail répétitives et courtes avec des pauses, qu’essayer de travailler sur des fréquences trop longues qui épuisent, saturent et au final vous décourage.

De plus les fréquences courtes mais répétées font rapidement apparaitre des résultats.

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Vous trouverez des astuces et articles intéressants sur le site d’Olivier Roland « Habitude Zen »

Dans cette vidéo de la chaine « Prendre sa vie en main » la présentation d’une autre méthode d’organisation. La méthode GTD