par Avant-propos
Parmi les méthodes d’organisation la méthode PDCA issue de la démarche qualité est intéressante par son process en 4 étapes.
Au départ dédié à un secteur d’activité ciblé cette méthode peut s’appliquer dans de nombreux domaines professionnels comme pour votre organisation personnelle.
C’est en ça qu’elle est géniale.
Elle vous permettra de gagner du temps et de la sérénité en aiguisant votre agilité intellectuelle quel que soit votre statut, entrepreneur, salarié, formateur, étudiant ou autre.
Inventée par William Edwards Deming (1900 – 1993) qui était un chercheur américain spécialisé dans la qualité et reconnu mondialement.
Il a notamment enseigné à l’université américaine de Yale.
Ses travaux ont démontré qu’il était efficace de mettre en place des process sous forme de cycle pour balayer l’ensemble d’une problématique et de la résoudre en s’appuyant sur l’innovation.
Le principe étant d’instaurer une amélioration continue des process.
Ce concept mis en œuvre dans les années 50 reste encore pertinent aujourd’hui surtout avec la nouvelle économie numérique.
Quand on parle d’économie numérique on peut être tenté de penser que l’automatisation des activités n’impliquent pas d’amélioration continue.
Il n’en n’est rien. Bien au contraire.
Même s’ils sont souvent automatisés de par leur caractéristiques techniques les outils numériques doivent être en permanence améliorés pour rester au niveau des mises à jour des applications qui en découlent.
Cela implique des tests permanents par les équipes de recherche et développement.
Quand on parle de test cela consiste à des expérimentations sur une version avant sa mise à disposition sur le marché.
A force d’appliquer cette méthode vous améliorerez votre efficacité en faisant plus en moins de temps.
De l’idée à l’action
La roue de Deming
Deming a donc créé un graphique qui traduit les quatre étapes. Ce que l’on appelle « la roue de Deming ».
Cette roue permet de visualiser les étapes sans en oublier une. Elle favorise la mémorisation du principe.
Objectif de la méthode
L’objectif de la méthode est d’apprendre sans cesse de manière flexible tout en s’adaptant. C’est le principe de l’amélioration continue en suivant une démarche structurée.
- Plan
- Do
- Check
- Act
En quoi consiste le cycle ?
Le cycle PDCA consiste à suivre 4 étapes, Plan, Do, Check, Act pour l’amélioration continue de l’apprentissage.
Le concept est applicable dans tous les domaines que soit la production ou le service dans des domaines aussi variés que la formation, la vente, le conseil et la fabrication de produits divers.
En français on parlera de Planifier, Développer, Contrôler et Agir.
Pour un individu il peut appliquer cette méthode pour sa propre organisation. Elle convient particulièrement aux indépendants qui peuvent l’utiliser pour structurer leur travail ou tout simplement leurs activités.
Elle facilite le travail en équipe tout en laissant de l’autonomie et de la souplesse pour chacun puisque le concept favorise l’adaptabilité et l’agilité.
Les quatre phases
1 – Plan
Vous avez identifié un problème il va falloir planifier les ressources à utiliser pour résoudre ce problème.
Pour rester dans l’esprit de la méthode simple et efficace on va découper la première étape en trois actions.
- Identifier
Pour identifier le problème on peut se poser les questions Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Combien ? Pourquoi ?
C’est la méthode QQOQCCP très utilisée par les journalistes, les qualiticiens et analystes en tout genre.
- Recherche des causes
Ensuite on va rechercher les causes du problème car inutile d’essayer de résoudre un problème sans éradiquer ce qui en est la cause sinon le problème va revenir.
Le diagramme de Pareto est un bon outil mais la méthode des 5 pourquoi me semble plus simple à utiliser.
Le principe consiste à trouver cinq raisons pour lesquelles le problème existe. S’il n’y en a que 2 tant mieux. Inutile d’inventer des problèmes s’ils n’existent pas.
- Les solutions
Et enfin, il faut planifier les solutions envisageables.
En qualité on parlera de cahier des charges. A titre personnel ça y ressemble sous forme de cahier par exemple dans lequel vous allez lister ce qu’il faut faire, quand et comment. Vous pouvez également le saisir sur ordinateur en utilisant un calendrier.
Le plus important étant de bien lister les ressources nécessaires à la réalisation du problème.
Cela peut-être un outil, un équipement ou du matériel. Si vous en oubliez un ça risque d’être compliqué. Vous allez être bloqué à un moment donné.
Répartition des tâches
S’il y a plusieurs personnes pour intervenir sur la résolution du problème il faudra répartir les tâches et établir l’ordre d’intervention de chacun.
Plan (planification)
Le planning devra intégrer toutes les tâches et actions à mener dans un ordre chronologique bien déterminé et cohérent.
2 – Do (faire)
L’étape Do c’est passer à l’action par une phase d’essais successifs. Elles doivent être réalisées dans l’ordre convenu. Il est plus facile de réaliser des petites tâches qui s’enchainent les unes des autres que d’en programmer des trop importantes que l’on aura du mal à réaliser et à tester.
Cela implique une planification plus détaillée mais au final on voit plus facilement l’état d’avancement après avoir réalisé des tâches courtes. C’est plus motivant.
D’autant plus que pour faire des tests c’est là aussi plus facile sur des process courts. Ça évite de reprogrammer des tâches importantes en cas de tests négatifs.
C’est mieux pour l’amélioration continue.
Il vaut mieux faire des tests à petite échelle pour faciliter le processus de changement et d’amélioration. La démarche est plus agile.
Les tests permettent aussi d’ajuster les actions qui en pratique n’obtienne pas les résultats escomptés.
La phase du « Do » peut se résumer ainsi
- Passer à l’action en faisant des essais
- Tester les résultats
3 – Check (Contrôle)
Cette phase est une vérification globale du système et de la solution mise en œuvre.
Les différentes actions ont été testées et ajustées. Il faut s’assurer que les ajustements dans leur globalité permettent d’atteindre les objectifs.
Les résultats seront analysés pour mesurer l’écart entre ce qui était attendu et ce que l’on a obtenu à l’arrivée.
Pour mesurer les écarts il faudra utiliser des indicateurs qui auront été déterminés au préalable. C’est préférable même si eux aussi peuvent évoluer au fil du temps.
4 – Act (Agir)
A ce stade le projet va être appliqué dans son ensemble. Les problèmes ont été identifiés ainsi que les causes.
Les tests ont été réalisés. Maintenant on va pouvoir déployer la solution ajustée.
Si c’est nécessaire d’autres ajustements seront faits pendant le déroulement du projet.
Une fois l’objectif atteint, la solution sera considérée comme validée et servira de référence de base.
Avantage de la méthode
Cette méthode convient particulièrement aux activités qui ont la capacité de se structurer avec des ressources disponibles. Personnels, équipements, etc…
Simple dans son principe et facile à suivre. Elle implique en permanence les équipes dans un état d’esprit d’innovation et de motivation.
Elle améliore en continue la production et ou le service et favorise l’apprentissage permanent.
Inconvénient de la méthode
L’amélioration continue peut donner le sentiment que l’objectif n’est jamais atteint et démotiver.
Ce mode de fonctionnement doit être clairement annoncé pour éviter les frustrations des personnels.
Le contrôle monopolise des ressources en permanence avec des personnes dédiées pour ces tâches et leurs référents dans les services ou activités.
Cela occasionne des ralentissements dans le développement de l’activité si c’est mal maitriser. Le contrôle et la remise en question permanente peut freiner l’activité.
Exemples
Cas 1
Une entreprise de fabrication de deux roues qui a 3 modèles différents a construit trois lignes de fabrication différentes.
Plan
- Identification du problème
Elle s’aperçoit que la production est lente et rencontre des difficultés pour livrer ses produits dans des délais raisonnables.
- Recherche des causes
Elle constate que finalement chaque modèle a la même cylindré et que globalement seul le look extérieur est vraiment différent. Pourtant chaque modèle a un cadre et des équipement légèrement différents montés sur trois lignes de production séparées.
- Solutions
Elle décide de standardiser les cadres et les équipements pour les trois modèles puisque seuls les réservoirs, la selle, les phares et les pneus donnent leur style à chaque modèle.
Elle réorganise sa production. Dorénavant, il y aura une seule chaine de production jusqu’au montage du moteur sur le cadre unique. Cette ligne de production sera divisée en trois seulement pour le montage des réservoirs, des selles, des phares et des pneus.
Do
Mise en œuvre de la nouvelle ligne de production et test de son efficacité.
Check
Vérification et contrôle dans l’application globale
Act
Application de la nouvelle organisation validée après tests.
Au final, elle aura réduit son temps de production de 60% et pourra tenir les délais de livraison de ses deux roues.
Cas 2
Plan
- Identification du problème
Un formateur constate qu’il passe beaucoup trop de temps pour faire des recherches et rédiger ses supports de cours.
- Recherche des causes
Il analyse son mode fonctionnement. Il s’aperçoit qu’après avoir fait le plan de son cours il fait des recherches documentaires pour chaque chapitre.
Il procède de la même manière pour ses illustrations.
Donc pendant qu’il cherche, il ne rédige pas sans compter qu’une fois sur internet c’est très facile de se perdre dans des sujets qui finalement ne nous intéresse pas.
Il en déduit que ses fréquences de rédaction et recherche sont trop entrecoupées.
- Solutions
Il décide de faire toutes ses recherches documentaires et d’illustration avant de commencer à rédiger. Il se constitue ainsi sa banque de données pédagogique.
Il commencera à rédiger en s’appuyant sur ses données déjà enregistrées. Ainsi, il aura un rythme de rédaction plus élevé.
Do
Il applique sa nouvelle méthode pour la tester et l’ajuster si nécessaire.
Check
Vérification et contrôle dans l’application globale
Act
Après avoir rédigé un support de cours avec cette nouvelle approche il constate une augmentation de sa production et est beaucoup moins stressé grâce à cette nouvelle organisation.
Il est plus concentré pendant les périodes de rédaction car la matière est disponible et il n’a plus à y penser pendant qu’il rédige.
Au final, il aura optimisé son temps de recherche et de rédaction.
En résumé
Cette méthode simple et efficace peut s’appliquer pour n’importe quelle activité et pour n’importe quelle taille de structure.
Elle demande néanmoins de prendre le temps de se poser pour analyser ce qui ne fonctionne pas.
C’est beaucoup plus difficile pour les petites structures qui ont souvent la tête dans le guidon.
C’est pour cette raison qu’il est incontournable d’intégrer la période d’analyse dans son mode de fonctionnement comme étant une activité à part entière.
